高校行政工作精细化管理初探
高校行政工作精细化管理，是对高校行政常规管理基础上的进一步深化。高校行政工作精细化管理的内容主要包括办文、办会、办事。对于高校行政工作的精细化管理应在明确具体要求的前提下，提高行政人员精细化管理意识，明确岗位权责，完善各项工作制度，优化管理工作流程，落实科学精细化管理。
精细化管理是源于发达国家的一种管理理念，1911年，泰勒发表了《科学管理原理》一书，这是世界上第一本精细化管理著作。精细化管理是是社会分工的精细化以及服务质量的精细化对现代管理的必然要求，它是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的关键一步。
广州城建职业学院作为一所新兴的民办高职院校，由于办学水平的迅速提高和学生规模的扩张，目前在校生已经超过16000人，2015年1月份，在全校管理干部研讨会中，校长首次提出精细化管理思路，要求全院上下在管理过程中实施精细化管理，配以相关管理制度，打造规范化、精细化、个性化城建管理模式。本文以此为背景对高校行政工作精细化管理进行初步探索。
一、高校行政工作精细化管理的要求
作为学校，实行精细化管理，首先必须使全体师生在思想上得到转变，认识实施精细化管理的必要性和重要性，作为个人，要认识到自己所肩负的重担。在办事过程中注重提高效率，急事急办，大事严肃办，小事认真办，分内事尽责办，分外事尽量办，可办可不办的事热情办。
实施精细化管理对行政人员提出了较高的要求，不仅考察行政人员的文字功底，更多的是对行政人员综合素质的检验。作为办公室行政人员应该时时注意；一要提高参谋咨询的能力，当好调研员、信息员和情报员；二要锻炼综合协调能力，既做好内部协调，也做好外部协调；三要养成精细办事的良好习惯，认真办事能把事办对，用心办事能把事办好；四要马上就办，及时反馈，做到清醒、准确、满意。尽心竭力追求办文零毛病，办会零差错，办事零失误。
二、高校行政工作精细化管理的主要内容
1.办文
文字工作是高校行政工作的重要内容，上、下级文件的收发与传达，内部文件的起草，各类方案的拟定，周、月、学期计划总结，新闻宣传稿件的撰写审核都属于办文内容。
2.办会
会务组织是考验行政人员是否称职的基本要素，对精细化提出了较高的要求，会前“如坐针毡”，会中“如履薄冰”，会后“如释重负”是笔者每次办会的深刻体会。会务组织包括：会前准备（参会人员、会议地点、时间协调、主持人、会场布置、会议议程、会前宣传等），会中准备（参会人员是否及时到位、是否需要准备茶水、摄影、会议记录、会议时间控制等），会后检查（安排参会人员离场、收拾会场、新闻宣传等），每个细节都需要精心准备，只要一个环节出现遗漏或差错，整个会议都会受到影响。
3.办事
办事更多的是对行政人员综合素质的检验，学院办公室作为学校运转的中枢系统，每天都在接触、协调形形色色的人和事，面对不同的人该如何对话，面对不同的事该如何处理，需要时刻有清醒的头脑，需要有精细化的流程和制度做保障。
三、推进高校行政工作精细化管理初探
1.提高行政人员精细化管理意识
提高行政人员在精细化工作方面的意识和素质是推行精细化管理，提高办事效能的有效手段。要从主观上引导和开发行政人员工作精细化的觉悟，组织开展精细化管理相关培训，邀请精细化管理方面的专家开办讲座，让精细化管理观念深入人心，主动提升工作能力和工作水平。同时在工作中要善于总结，及时反思管理工作中存在的问题和漏洞，做到事前精心准备，过程清晰可控，结果领导满意。
2.明确岗位权责
造成部门之间相互推诿，没有承担责任的担当。医院行政管理工作量大，工作内容复杂，如果不能将各个部门职责进行合理明确的划分，就会出现部门间职责界限模糊，职责交叉重叠，或者出现职责真空现象，导致工作效率低下，各部门之间的工作不协调等后果。因此，应根据医院自身条件，结合医院自身特点，精细明确地划分各部门应承担的相应职责，实现职责安排系统化，职责划分精确化，职责描述明确化。运用先进的管理理念，灵活的管理手段，统筹协调医院各部门间的责任承担和工作分工。
3.完善各项工作制度，执行规范精细化管理
制度建设是实施精细化管理的保障，制度确保管理有序，制度设计的是否合情合理是对精细化管理实施效果的检验，因此在制定制度是应注意；第一制度既要符合领导要求，又不能违背大众需要，需要很巧妙的两者结合。第二制度不能设计的太复杂，要简单易懂，容易操作，一个制度洋洋洒洒数十页相信大部分都没心思去详细了解的，更不可能都记下来。第三制度制定前要广泛征集意见，初稿拟定后要认真研讨，制度制定后要加大制度的宣传和引导，公布后要严格执行。
需要注意的是，制度是有时效性的，随着领导的更换和学校的发展，执行一段时间后应及时进行调整以适应目前发展形势。如我校考勤制度原规定教师每学期开学预备周和期末最后一周要求打卡坐班，在执行中很多教师提出较大意见，开学预备周和期末最后一周教师最主要的工作是备课和批改试卷、录入成绩，这些工作不一定要在办公室完成，在家里或宿舍同样可以完成。2015年底修订为教师不再统一要求打卡坐班，由各二级学院自定。我院的做法是，每学期开学第一天上午要求教师到学院办公室签到，目的是为了准确掌握教师到校情况，及时做好师资调整，这一做法得到了全体教师的认可，一致认为是非常人性化的体现。
4.优化管理工作流程，落实科学精细化管理
清晰简明、设计合理的工作流程，是推进高校行政精细化管理的前提。随着高校的发展，办公室面临着纷繁复杂的办会、办文、活动安排等事务。优良的工作流程应该是按照专业化分工的模式来提高工作效率。办事流程是检验工作效率的最高标准，设计简单、容易操作的办事流程可以使工作顺畅无阻碍，繁琐的办事流程是滋生腐败的温床。
很多时候流程制定者往往“拍脑袋”决定流程怎么安排，不考虑请示人执行的难度，流程制定后也没有对运行过程进行检验就直接公布，这即使管理者的不负责任，也是对学校办学声誉的损害。如我校在2013年前大部分办事流程都使用纸质流程，请示人打印后先找部门领导签字，再找职能部门领导签字，需要涉及其他部门的还要找相关部门领导，再找主管副校长签字，重大事项校长还要签字，涉及财务的期间财务处长也要签字。请示人好不容易找到一个领导签字后再找下一个领导不一定在办公室，一个流程往往跑三五次还不一定办的完，费时费力。2014年后学校大部分流程已经启用网上流程，请示人只需在网上提交请示内容，选择后续批复领导后系统直接发送短信提醒相关领导进行批复，节省了很多办事时间，大大提高了办事效率。
总之，高校行政工作涉及学校管理的每一方面、每个细节，各项规章制度、岗位职责和工作流程要做到精细化。高校行政工作精细化管理要求人人对工作负责，对岗位负责，于小处见大，从细节看成绩。要求行政工作人员在日常工作中每一个步骤都要精心，每一个环节都要精细，每一项工作都是精品，精心是态度，精细是过程，精品是成绩。目的就是把大家平时看似简单、很容易的事情用心、精心地做好。
（作者单位：广州城建职业学院）