河北省电子公文归档管理暂行办法

　河北省电子公文归档管理暂行办法

　第一条 为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和《河北省档案工作条例》，结合我省实际，制定本办法。

　第二条 本办法适用于我省各级党和国家机关，其他组织可参照执行。

　第三条 本办法所称电子公文，是指我省各类电子政务系统中形成或处理的，具有公文规范格式的电子文件。同一电子政务系统产生的非公文格式的电子文件归档管理，参照本办法。

　电子公文归档，是指文书部门或业务部门将按规范程序形成的电子公文，按国家和省档案行政管理部门的要求向本机关档案部门移交的过程。

　归档电子公文，是指具有查考和利用价值，并按上述要求归档后作为档案保存的电子公文。

　第四条 电子公文归档管理应当遵循电子公文形成特点和规律，维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，便于电子公文的科学保管和长期有效利用。

　第五条 全省各级档案行政管理部门负责对同级和下级机关电子公文归档管理工作监督、指导。

　第六条 我省各级机关应当将电子公文归档管理纳入本机关电子政务建设、公文管理和机关有关部门的职责范围，明确分管领导，加强监督检查，切实落实机构、人员、资金等保障措施。

　第七条 电子公文形成单位应当指定专人负责电子公文的归档工作，将电子公文的形成、积累、收集、整理、鉴定、归档、保管和利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位职责；各机关档案部门应当参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

　第八条 电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，归档前，由本机关形成部门负责；向本机关档案部门归档后，由本机关档案部门负责；向同级国家档案馆移交后，由国家档案馆负责。

　第九条 电子公文参照国家和省有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

　第十条 电子公文一般应当在办理完毕后即时向机关档案部门归档。各机关应当建立与本机关电子政务系统相衔接的档案管理系统，即时接收归档电子公文。机关档案部门应当将归档后的电子公文建立脱机保存的备份。

　第十一条 电子政务系统和机关档案管理系统应当采取稳妥的身份识别、权限控制、防计算机病毒及防攻击等技术措施，以确保电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性。电子公文形成时，应当由公文处理系统自动产生相关的元数据和背景信息，在拟制、流转等过程中及时进行跟踪、检查和补充，并随同电子公文一并归档。

　第十二条 电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

　第十三条 电子公文形成部门应当在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括：与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确保电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。

　第十四条 归档电子公文格式应当符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）。归档电子公文应当存储到符合保管要求的载体上。归档保存的电子公文一般不加密、不压缩，必须加密、压缩归档的电子公文应当与其解密软件、解压缩软件和说明文件一同归档。

　第十五条 各机关档案部门在接收电子公文时，应当对归档电子公文逐件逐页核查其技术状况，确保归档电子公文无病毒、未压缩、未加密并采用符合档案管理要求的存储格式，发现问题及时将其退回形成部门整改；通过脱机载体进行归档的电子公文，档案部门还应当对其

　载体进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒、未磁化、符合保管期限要求等。

　档案部门验收合格后，应当按规定办理电子公文移交手续。

　第十六条 归档的电子公文，应当按本单位档案分类方案进行分类、整理，并备份拷贝至耐久性好的载体上，一式 3 套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

　第十七条 归档电子公文参照《档案著录规则》（DA/T 18-1999）进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求和相关标准与规范，补充电子公文特有的著录项目和其他标识，并将结果制成机读目录和纸质目录。

　第十八条 各机关档案部门的档案计算机管理系统，应当纳入本机关电子政务系统，并与电子公文管理系统相衔接，设置足够容量的存储空间，存放归档保存的电子公文，使归档的电子公文能被有效识别，便于管理和利用。有条件的机关应当把公文管理和档案管理整合成统一的文档一体化管理系统。

　第十九条 归档电子公文载体应当使用专门设备或专门库房集中保存，不同套别的载体要分开保管。保管应当符合下列条件：

　（一）保管环境应当远离强磁场、强热源，与有害气体相隔离，防光、防尘、防磁、防有害气体。

　（二）单片载体应当装盒，竖立存放，避免擦、划、触摸记录涂层和挤压。

　（三）

　保管环境温度控制在 17℃—20℃，相对湿度控制在 35%—45%。

　第二十条 按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）要求，本办法推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带等。不允许用软磁盘、U 盘、移动硬盘作为归档电子公文长期保存的载体。

　存储电子公文的载体或装具上应当贴有标签，标签上应当注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子公文的载体应当设置成禁止写操作的状态。

　第二十一条 各机关档案部门应当会同信息技术部门每年对电子公文的读取设备的更新情况进行一次检查。设备环境更新时应当确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应当进行载体转换，原载体保留时间不少于 3 年，保留期满后按保密要求进行处置。

　第二十二条 各机关档案部门应当在确保载体安全可利用的前提下，定期对归档电子公文进行可识别性检测和转存。对磁性载体每满 2 年、光盘每满 4 年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于 10%，如发现问题应当及时采取恢复措施。对磁性载体上的归档电子公文，每 4年转存一次，原载体同时保留时间不少于 4 年。

　第二十三条 档案部门应当加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文时，应当严格遵守国家有关保密的规定。采用联网方式提供利用的，应当严格实行“三网”隔离，采取稳妥的身份认定、权限控制，安装防火墙等技术措施，确保归档电子公文安全。

　第二十四条 超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应当由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

　第二十五条

　本办法由河北省档案局负责修订和解释。

　第二十六条

　本办法自公布之日起实施。

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