如何加强电子公文管理

　如何加强电子公文管理

　在信息技术快速发展的今天，政府机关、企事业单位等均开始实行无纸化办公，利用网络、计算机技术对公文进行传输、管理，改变了传统的纸质公文管理模式。电子公文在优化公文处理流程、提高办公效率等方面的作用日益显著，在日常办公和管理中发挥着越来越重要的作用。电子公文成本低、利用率高，比纸质文件更具优势，对于实现信息化管理具有积极的推动作用。然而，在实际的电子公文管理中还存在不少问题，制约着管理效果的实现。因此，笔者认为应积极采取措施，加强电子公文管理。

　 电子公文管理中存在的问题

　 缺少完善的管理机制。电子公文虽然已成为电子政务的重要管理手段，但在实际传输和管理过程中依然存在很多问题。由于电子公文在信息采集上缺少纸质公文的完整性和可信度，有的电子公文存档没有进行物理存档，只是形式化，依赖于电子办公系统，一旦网络系统出现问题，公文的完整性就会受到影响。另外，电子公文的起草、传输、管理等环节都不同于纸质文件，如果出现问题，部分公文流程难以恢复。另外，电子公文的使用和管理是由不同人员进行操作，这就使得电子公文的使用和管理不能统一起来，缺少相关的管理标准，导致电子公文管理工作不到位。

　 保存环境的安全性低。电子公文作为没有实际载体的电子文件，很多人往往会疏忽对电子公文的保存和管理。个别工作人员的保密意识比较薄弱，部分单位缺乏管理电子公文的技术，不能对电子公文进行安全管理，存有电子公文的电脑设备中没有相应的防范措施和软件，导致在文件传输过程中受到病毒或黑客的攻击，影响电子公文的安全。另外，由于网络环境具有开放性，这就很容易造成电子公文被窃取或非法篡改，导致信息泄露。

　 管理人员的素质不高。个别电子公文的起草者和档案管理人员缺乏管理电子文件的知识，对电子公文的传输、接收、储存等技术不够了解。因此，在电子公文收集、整理以及归档等工作中不能有效发挥作用，无法对归档的电子公文进行有效管理，更无法做到长期管理。

　 加强电子公文管理的措施

　 强化对电子公文管理的认识。在现代信息管理工作中，电子公文所占的比重越来越大，电子公文管理在部门的各项管理工作中处于十分重要的地位，不能将电子公文作为简单的资料进行保管。电子公文管理人员要认识到电子档案的重要性，改变以纸质文件为主的管理模式，提高电子公文管理的思想认识，采取有效措施加强对电子公文的管理，确保电子公文的安全。

　 提高网络管理的安全性。电子公文以电子形式存在于网络之中，要想加强管理就要做好对网络环境的管理。电子公文的内容不能通过网络泄露给无关人员，要做好防范工作，在系统中设定用户的使用权限，使访问者在权限内进行操作。要在电脑内设置防火墙，限制黑客和病毒的攻击，保护内部公文资料，防止信息泄露。

　 加强对电子公文的统一管理。要建立完善的管理制度，电子公文的归档、使用等都要有明确的制度，对每一份电子公文都要有详细的记录，保证电子公文的真实性和准确性。同时，要明确相关人员的责任划分，各单位、部门要明确电子公文管理的相关负责人，对电子公文管理工作进行统一管理和协调。电子公文的制作、登记、整理、归档要由专门部门负责，储存电子公文后的计算机安全管理也应由专门信息技术人员负责，形成电子公文责任制。在管理中，对各负责部门和人员要做好监管工作，及时发现问题并解决，确保电子公文不丢失、不损坏。

　 规范电子公文的管理标准。很多单位、部门在管理电子公文时标准不一致，为今后的电子公文归档管理留下了很大的难题。为了更长期、更真实地保存电子公文，应在电子公文制作的初期就对相关工作进行严格管理，保障其真实性和准确性。要有统一的电子公文格式、

　条目、索引以及数据库等，完善电子公文管理办法以及相关标准和实施细则，选用标准软件和整理方法，使电子公文管理逐步走向规范化，实现电子公文的科学管理。

　 提升电子公文管理人员的素质。电子公文的管理能否顺利进行，很大程度上取决于电子公文管理人员的素质和能力。因此，要不断提高电子公文管理人员的素质，使其不仅掌握处理电子公文的知识和技术，也具备高度的责任感和使命感，更好地满足电子公文管理的需要。

　 [山东青岛市局(公司)]

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