公司公文处理实施细则
公司公文处理实施细则
第一章
总
则 第一条
为了规范 XX 有限公司（以下简称“公司”）公文管理，提高办公质量和工作效率，保证公司协调有序、运转高效，根据《党政机关公文处理工作条例》《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》，结合公司实际，制定本实施细则。
第二条
公司公文是本公司实施组织领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。
第三条
公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条
公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条
公司各部门应当高度重视公文处理工作，加强对公文处理工作的领导和检查，并配备专人负责公文处理工作。
第六条
公司党政综合管理部主管本公司的公文处理工作，并对公司各部门的公文处理工作进行业务规范和督促检查。
第二章
公文种类 第七条
公文文种 1.适应公司的公文种类主要有 9 种：决定、意见、通知、
通报、报告、请示、批复、函、纪要。
2.各文种的适用范围 （1）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关部门和人员。
（2）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（3）通知。适用于发布、传达各部门需周知或者执行的事项；批转、转发公文；任免和聘用干部。
（4）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（5）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（6）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。
（7）批复。适用于答复下级单位的请示事项。
（8）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准以及答复审批事项。
（9）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
3.注意事项 （1）奖励有重大贡献的部门和人员，可使用“决定”；表彰有较大贡献或有较好业绩的先进部门和个人，使用“通报”。
（2）“请示”、“报告”、“意见”必须严格区分，不得混用、并用。
（3）“意见”可用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，用于向上级单位提出意见或建议，应按请示性公文的
程序和要求办理。作为下行文，可用于向下级单位部署工作，提出工作政策、原则、方法和措施；文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关要遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，仅供对方参考。
第三章
公文格式 第八条
公文一般由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、公文落款、成文日期、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
1.发文机关标识。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。
2.发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。年份、序号用阿拉伯数码；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；序号不编虚位(即 1 不编为 001)。机关代字由两个层次组成：第一个层次是发文机关代字，第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字。
发文代字 适用范围 XX 党 以公司党总支名义制发的文件 XX 以公司名义制发的行政文件 XX 函 以公司名义制发的函件 XX 办函 以公司办公室名义制发的函件 XX 办发 以公司办公室名义制发的行政文件
XX 办电 以公司办公室名义制发的电传件 XX 干 以公司人力资源名义制发的文件 3.签发人。上行文应当标注签发人姓名。
4.标题。公文的标题一般由发文单位、事由和文种三部分组成。发文单位一般应使用规范化简称，本单位的规范简称为“省宏泰基建公司”。党总支行文、党政联合行文，公文标题的发文单位为“省宏泰基建公司党总支”。印发、转发或贯彻上级单位公文的标题，应直接写明事由，不能只引用原文发文字号。
5.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。公司普发的下行文，主送单位名称为“公司各部门”。
6.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。请示文件，在正文最后一行标明联系人及联系电话。
7.附件说明。公文中如有附件，要在正文之后、成文日期之前注明附件顺序号和名称，名称后不加标点符号。
8.公文落款。署发文机关全称或者规范化简称，并加盖发文机关印章。
9.成文日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即 1 不编为 01）。成文日期以最后会签领导签发的日期为准。签发日期与实际印发时间一般不得超过 3 个工作日；如有特殊情况需注明实际送印时间。
10.附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
11.附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
12.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送单位名称按上级机关、平行单位、其他单位、公司领导及部室编序分行排列。向上级机关请示事项的公文，不得向下级单位抄送。因特殊情况需越级请示的公文，应当抄送被越过的机关；上级机关对越级请求的批复，也应当抄送被越过的机关。
13.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
14.页码。公文页数顺序号。
第九条
其他公文格式（版面、印制、公文格式各要素编排规则等）具体参照《党政机关公文格式国家标准(2012版)》执行。
第四章
行文规则 第十条
行文要坚持党政分开的原则。凡向党的机关行文，原则上应以党组织名义；凡向行政部门行文，一律以行政名义，必要时可抄送党的机关。党的文件及工会文件使用“中共 XX 党总支部委员会”文头；行政文件使用“XX 有限公司文件”文头；函件使用“XX 有限公司”文头。
第十一条
行文关系根据隶属关系和职权范围确定。
第十二条
向上级机关行文，应当遵循以下规则：
1.原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。
2.报送上级单位的请示事项，如需以公司的名义向上级
单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。
3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。
4.除上级单位领导同志直接交办事项外，不得以公司名义向上级单位领导同志报送公文，不得以公司负责人名义向上级单位报送公文。
5.受双重领导的单位向其中一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。
第五章 公文拟制 第十四条
公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十五条
公文起草应当做到：
1.合法合规，情况属实，内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，表述准确，标点正确，稿面整洁。
2.文种正确，格式规范。
3.公文中的人名、地名、单位名称、数据、引文要务求准确。正文结构层次序数，标题为方正小宋二号，正文第一层为黑体“一”、第二层为加粗楷体“（一）”、第三层为仿宋体“1.”、第四层为仿宋体“（1）”，正文内容为仿宋三号。
4.公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求其他部门意见，力求达成一致。
第十六条 审核。各部门起草的文稿必须由部门负责人
核稿。重点核查文稿的内容是否符合法律、法规及有关规定，同时对文稿的主旨、依据、数字、格式、文字、专业术语、抄送单位等用法是否规范进行认真把关。核稿人在“核稿”栏中签署姓名、日期。
文稿经部门负责人审核签字后送党政综合管理部复审。重点核查是否遵守行文规则，行文理由是否充分，文种是否正确，格式是否规范，附件及背景材料是否齐全等。文稿审核完毕后，应当连同草拟原稿、修改稿和有关背景材料一并送公司领导审定签发。未经党政综合管理部审核的文稿，公司领导应当不予签发。
在核稿过程中需作进一步研究和修改的文稿，由起草部门修改后重新报送。
第十七条 签发。以公司名义制发的上行文，由公司主要领导签发；以公司名义制发的下行文或者平行文，视重要程度和涉及范围，由公司主要领导或授权分管领导签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。
第六章 公文办理 第十八条
公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第十九条
收文办理主要程序是：
1.签收。收件人为公司党总支、公司的文件，由党政综合管理部负责签收、拆封；其他部门自行收到主送公司的文
件，应交由党政综合管理部按办文程序办理；收件人为公司纪委的文件由党政综合管理部签收、办理。
2.登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。
3.初审。收到各部门上报的文件，党政综合管理部应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本部门办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文部门并说明理由。
4.拟办。党政综合管理部应对来文提出拟办意见。收到上级单位来文，应提出先呈公司领导审批，并按领导批示意见转交责任单位办理。收到平级单位来文，应由公司对口部门提出拟办意见，再呈公司分管领导审批，根据需要报公司主要负责人审批，按照审批意见进行公文流转。
5.批办。公司领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和日期，其他审批人圈阅并签署日期视为同意；没有请示事项的圈阅并签署日期表示已阅知。
6.承办。承办部室收到交办的公文后应进行登记，并及时办理，不得延误、推诿。明确提出办理时限要求的，应当在规定的时间内办毕回复。如不属于本部室办理的公文，应当及时退回党政综合管理部并说明理由。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报公司负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。
7.传阅。党政综合管理部根据领导批示和工作需要将公
文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
8.督办。党政综合管理部要及时了解、掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。要做到所有公文件件有着落、事事有交代。
9.答复。公文的办理结果应由承办部门及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十条 发文办理主要程序是：
1.校对。送印的公文由承办部室负责校对。校对文稿必须准确无误，校样与原稿必须一致，不得擅自修改原稿。校对差错由部门校对人承担直接责任，部门负责人承担领导责任。限时印出的特急件，承办部门应指定专人跟踪校对，不得因无人校对造成公文延误。
2.复核。已经由公司负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
3.登记。对复核后的公文，应当登记发文字号、分送范围和印制份数。
4.印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
5.核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后由承办部门负责分发。
第二十一条
涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行
传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第七章
公文整理、归档 第二十二条
公文整理、归档应按有关规定办理。
1.党政综合管理部将本部门印发公文的定稿和正本，上级机关发来的公文，公司领导的重要批示、会议文件和材料，以及其他有保存价值的文件和材料及时整理（立卷）归档。个人不得保存或者销毁应当归档的公文。
2.公司领导外出参加会议和重要活动带回的文件材料，应当交党政综合管理部归档。
3.各部门承办的公文，办理完结后，尽快交由党政综合管理部归档，重要公文（涉密公文除外）承办部门可留存复印件备查。
4.公司工作人员调离工作岗位时，应当按照有关规定移交或清退本人暂存、借用的公文。
5.归档的公文应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），以保证归档公文的齐全、完整，能准确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。
第八章
公文保密及销毁 第二十三条
公文保密 按照《保密法》的有关规定，加强对“三密”文件的管理。密级文件处理程序要符合有关法规，要通过规定渠道传
递，严格按照阅文范围传阅，并履行登记手续，以确保文件安全。密级文件应当及时阅办，及时收回。当天未阅办完毕的密级文件应及时退还机要室保管。
上级单位“三密”文件不准复制（印）。复制公司密级文件、资料，必须经公司领导或党政综合管理部负责人同意。密级文件应存放在机要室，各部门不得擅自留存。公司制发的尚未公开或正在讨论过程中的涉密文件的草稿、讨论稿、征求意见稿及最后正式定稿都应妥善保管，不需要存档的及时销毁，严格按规定控制阅知范围。
不隐瞒失、泄密事件，发现“三密”公文有失泄密情况，应当立即采取补救措施并及时向上级单位和有关部门报告。
第二十四条
公文销毁 党政综合管理部应当定期将公司形成和收到的文件及材料进行清理，经鉴别已不具备归档和存查价值的，经党政综合管理部负责人批准后送省保密局指定地点销毁。严禁将应当销毁的公文当成废品出售。
密级公文在销毁前应当进行清理，一一登记造册，销毁的文件要装袋、封紧，专人专车 2 人以上押送，保证做到不丢失、不漏销。
第九章
附
则 第二十五条 本条例适用于公司和所属部门公文处理工作。
第二十六条 本实施细则自公司总经理办公会审议通过之日起执行。
第二十七条
本实施细则由公司总经理办公会修订，并授权党政综合管理部解释。
XX 有限公司 文件办理工作流程图（试行）
一、来文办理流程图
（一）传阅件
流程起始 收文、登记 呈董事长、党总支书记、总经理阅示，送班子成员阅. 根据领导批示意见处理，存档 流程结束 党政综合管理部拟办
（二）批办件
流程起始 收文、登记 董事长、党总支书记、总经理审批 分管领导批办 综合部拟办 流程结束 根据领导批示意见转部门办理，跟踪督办，落实反馈，存档
（三）公司各部门文件
流程起始 收文、登记 董事长、党总支书记、总经理审示分管领导 批办 党政综合管理部拟办 流程结束 分管领导批办 间融、借款、资产购置、担保、资金管理、税务等 党政综合管理部提出意见财务管理部提出意见
党工团妇、党风廉政纪检及宣传、统战等 审计风控部 提出意见
法务、审计、合同、诉讼等 分管领导批办 分管领导批办 机构设置、职数编制、干部选拔、出国（境）、招聘、工资福利、培训、绩效考核等 党政综合管理部提出意见安全、信访维稳 工程管理部提出意见
立项、咨询、评审、项目呈报、规划编制、章程修订等 投资策划部提出意见
根据领导批示意见转部门办理，跟踪督办，落实反馈，存档
二、发文办理主要流程
部门拟稿 部门负责人审核 部门会签 综合部编号印发 分 管领 导审签 主 要领 导签发 流程结束 党政综合管理部核稿流程起始