公司公文处理制度实施细则

　公文处理实施细则（试行）

　第一章

　总则

　 第一条

　为了使公司公文处理工作规范化、制度化，根据《国务院关于发布国家行政单位公文处理办法的通知》（国发[2000]23号），结合公司实际，制定本细则。

　第二条

　公司各部门应有领导主管公文处理工作，加强检查督促和指导。

　第三条

　公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到准确、及时、安全，推广运用电子公文，实现办公无纸化。公文统一由办公室负责收发、登记、分办、传递、用印、归档和销毁。

　第四条

　公文处理工作应贯彻党政分开的原则。

　第五条

　公文处理工作必须严格执行有关保密规定，确保党和国家秘密、企业商业秘密的安全。

　第六条

　公司办公室对公司各部门公文处理工作在业务上负有检查、指导的责任。

　第二章

　公文种类

　 第七条

　公司的公文种类主要有：

　（一）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

　（二）公告 适用于向内外宣布重要事项或者法定事项。

　（三）通告 适用于公布公司内各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　（四）通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求本单位或下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

　（五）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

　（六）报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。

　（七）请示 适用于向上级单位请求指示、批准。

　（八）批复 适用于答复下级单位的请示事项。

　（九）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　（十）函 适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

　（十一）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　第三章

　公文格式

　 第八条

　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

　 第九条

　紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

　第十条

　发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位排列在前。

　第十一条

　发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。

　第十二条

　上行文应当注明签发人、会签人姓名。

　第十三条

　公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

　第十四条

　主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　第十五条

　公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

　第十六条

　公文除“会议纪要”以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文发文单位都应当加盖印章。

　第十七条

　成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

　第十八条

　公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括

　号标注。

　第十九条

　公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。

　第二十条

　抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

　第二十一条

　文字从左至右横写、横排。

　第四章

　行文规则

　 第二十二条

　行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

　第二十三条

　公司各部门可依据部门职权向下一级单位的相关业务部门行文，但除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，不得直接向下一级单位正式行文。

　第二十四条

　同级单位、同级单位各部门、上级单位部门与下一级单位可以联合行文，行政单位和相应的党组织可以联合行文。

　第二十五条

　“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

　“报告”不得夹带请示事项。

　第二十六条

　除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以公司名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

　第二十七条

　受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文，

　必要时应当抄送其另一上级单位。

　第五章

　发文办理

　 第二十八条

　发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、复核、签发、主任复核、成文、分发等程序，全过程在公司办公自动化系统（下简称 OA 系统）上进行。

　第二十九条

　草拟公文应当做到：

　（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的制度、规定等，要切实可行并加以说明。

　（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

　（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

　（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

　（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

　（七）应当使用国家法定计量单位。

　（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　第三十条

　拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级单位协调或裁定。

　第三十一条

　拟稿人完成公文草拟后，在 OA 系统上发送到本部门负责人核稿，核稿的重点是：

　（一）文稿内容与法律、法规以及上级单位的有关规定是否一致，与本单位发过的公文是否衔接； （二）依据的事实是否充分、确实，政策、措施和要求是否明确、切实可行。

　第三 十二条

　公文送负责人签发前，应发送到办公室进行复核。办公室复核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

　第三十三条

　办公室复核完毕，按核稿人意见发送给相关领导签发。以本单位名义制发的上行文，由主要领导或者主持工作的领导签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要领导或者分管该项工作的领导签发。

　第三十四条

　公文由领导签发后，由办公室主任再次复核，复核重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

　经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

　第三十五条

　主任复核完毕，发送到保密人员，由保密人员进行发文编号、用印（电子公章）后，发送至通讯员分发。

　第三十六条

　通讯员检查“主送单位”与“收文单位”是否一致，然后在 OA 系统上进行文件分发，个别单位还未连接 OA 系统的，以电子邮件进行发送。对公司外单位发文，则打印纸质文件交由拟办部门办理公文交换。

　第三十七条

　公司的每份公文，由文印室按规定数量打印纸质文件，连同拟文稿纸交综合档案室归档。

　第六章

　收文办理

　 第三十八条

　收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　 第三十九条

　收到下级单位上报的需要办理的公文，保密室应当进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

　第四十条

　经审核，对符合本办法规定的公文，保密室应当及时提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

　第四十一条

　承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不

　得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回交办的保密室并说明理由。

　第四十二条

　收到上级单位下发或交办的公文，由办公室负责人提出拟办意见，送主管领导批示后办理。

　第四十三条

　公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级单位协调或裁定。

　第四十四条

　审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

　第四十五条

　送负责人批示或者交有关部门办理的公文，保密室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

　第四十六条

　公文按规定阅读范围或领导批示安排传阅，领导人之间、部门之间不宜直接横向传递，以防积压或传失。

　第四十七条

　文件传阅，阅办完即退回办公室保密室，如部门要保留某些必须存的文件，可留非密级复印件。

　第四十八条

　借阅文件要办理借阅登记手续，定期退回办公室保密室。

　第七章

　公文归档

　 第四十九条

　公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国

　档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

　个人不得保存应当归档的公文。

　第五十条

　归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

　第五十一条

　联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

　第五十二条

　本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理（立卷）、归档。

　第五十三条

　归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

　第五十四条

　拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

　第八章

　公文管理

　 第五十五条

　公文由办公室或各部门专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

　第五十六条

　上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级单位经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的单位、日期、份数和印发范围。

　第五十七条

　公开发布行政单位公文，必须经发文单位批准。经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

　第五十八条

　公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复

　印单位证明章。

　第五十九条

　公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

　第六十条

　不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。

　条 第六十一条

　销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

　第六十二条

　单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。

　工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　第九章

　附则

　第六十三条

　本细则自公布之日起施行。

　第六十四条

　本细则的解释权归 AA 公司办公室。

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