办公室公文处理和印制管理制度
办公室公文处理和印制管理制度
为了认真执行《党政机关公文处理工作条例》，提高办公室公文处理的质量和效率，使公文处理做到规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、收文 （一）上级来文。1．上级来文由文档室负责登记、传阅、办理。2．收文登记一般应登记收文日期、收文编号、来文单位、来文标题、密级、份数。领导对未纳入收文的零星公文作出批示意见、确需办理的，应送文档室补编收文号，并统一登记后按照程序办理。3．上级文件经文档室编号登记后，送办公室主任拟办，由文档室按拟办意见呈送相关领导流转阅批，之后送有关主任阅知。领导有批示意见的文件，要及时传真或复印至相关部门、单位办理。4．文件的传阅工作原则上由文档室直接负责，如遇领导外出或其他特殊情况无法直接呈送、涉及事项又比较紧急的，可由相关秘书电话请示，并在公文上注明领导指示意见并及时退回文档室进行办理。文档室要对各类公文及时进行催办、督办，防止漏办或延误，特别是对于各类紧急公文，要限时办理。
（二）下级来文。主要包括各乡镇、部门和单位给的请示、报告和给办公室的来文。办理过程包括签收、初审、登记、拟办、批办、承办、催办等程序。1．文档室负责下级来文的签收，紧急请示和报告要做到随到、随收、随办。2．收到文件后，文档室要对公文进行初审，重点包括是否应由办公室办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式等是否规范。对不符合公文处理
办法规定的公文，经办公室分管副主任同意后，退回呈报单位并说明理由。3．文档室对所收来文应逐件进行登记、编号，送办公室分管副主任提出拟办意见后按照程序办理。4．文档室要根据领导批办意见进行办理。需有关部门办理的，应及时传真或复印送有关部门。5．对需要办理的请示和报告，文档室要及时催办，各秘书要全力配合，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
公文办理完毕后，文档室应当按照规定将有关文件资料及时整理归档留存。承办公文的人员要严格遵守工作纪律和保密纪律。公文办理过程中不应公开的情况要严格控制知悉范围，不得擅自对外提供。
二、发文。包括以或办公室名义印发的各类公文文稿。应按以下步骤办理：
（一）拟稿和审核。需以或办公室名义印发的公文，由各相关职能部门或办公室各组、室、中心拟写文稿，并在发文稿纸的“主办单位”栏内签署拟稿单位，由相关秘书把关修改后送办公室联系主任、分管主任审核。
（二）会稿和签发。以文件印发的公文由办公室主任审核并提出审签意见后按程序会稿、签发；以办公室文件印发的公文由分管副主任审核并提出审签意见后按程序会稿、签发。
（三）复核和印制。文件材料会签完成后，由文档室送交相关秘书人员，由秘书人员按照会签中相关领导的修改意见对原稿进行修改后形成定稿。之后秘书人员要对文稿再次进行校对，确保情况真实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、字词规范、标点正确、格式统一。复核文稿时，若没有发现问题，由复核人在发文稿纸“校对”栏内签字后印制；若发现文稿存在错误或有疑问时，汇报分管主任并取得一致意见后，由复核人签字进入相关程序。
（四）印制和盖章。各部门、单位主办的文件（除上行文外），由各部门、单位负责印制；上行文和办公室主办的文件，由文印室对格式进行认真审核后印制、装订并在发文稿纸“印刷”栏内签字。印制好的公文，文档室要校核公文内容是否与原件一致，并严格按照《国家行政机关公文处理办法》对公文标题、行距、字体、字号、主送机关、页码、版记等格式进行审核，消除差错；装订的公文要检查有无漏页、错页、污损等情况，保证文件齐全，文面整洁。对以上内容审核无误后方可加盖印章。
（五）分发和归档。盖章后的公文由文档室负责分发，并建立发文登记簿。带秘级的文件和需经邮局寄发的文件，由文档室统一寄发。文件的签发原稿由文档室负责存档，并留存 2 份印制的公文。