集团有限公司公文处理办法

　xx 集团有限公司公文处理办法 第一章

　总则 第一条

　为促进xx集团有限公司（以下简称集团公司）公文处理工作科学化、制度化、规范化，参照《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）、《国务院国有资产监督管理委员会公文处理办法》（国资发〔

　〕号）、《xx股份公司公文处理办法》（xx股份办〔

　〕号，结合集团公司工作实际，制定本办法。

　第二条

　集团公司公文(包括电报，下同)，是集团公司、集团公司党委实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

　第三条

　公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　第四条

　公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

　第五条

　集团公司各级党政机构应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。

　第六条 集团公司办公室主管集团公司的公文处理工作，并对总部各部门、集团公司所属各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

　第二章

　公文种类

　第七条

　集团公司公文种类主要有：

　（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

　（二）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　（三）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

　（四）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

　（五）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

　（六）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

　（七）批复。适用于答复下级单位请示事项。

　（八）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

　（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

　第八条

　集团公司行政公文的主要形式为集团公司文件、集团公司函、集团公司办公室文件等；集团公司党群公文的主要形式为集团公司党委文件、集团公司党委函、集团公司党群工作部文件、集团公司纪委文件、集团公司工会文件、集团公司团委文件，以及集团公司党政部门函、集团有限公司网络电报等。

　第九条

　集团公司、集团公司党委各类公文的形式及适用内容划分如下：

　一、《xx 集团有限公司文件》（文件式公文）

　1.向 xx 股份有限公司（以下简称股份公司）和其他上级机关行文； 2.转发股份公司和其他上级机关系统性的重要文件； 3.与同级政府、企业、社会团体及党群组织联合行文； 4.发布公司全局性的内部管理规章； 5.部署集团公司全局性重大工作； 6.下达和调整长远规划、中长期计划、重要年度计划； 7.发布重要的机构变动、人员调整、奖惩事项； 8.其他需以集团公司名义行文的事项。

　此种形式公文由集团公司主要领导签发（一般先由集团公司副职领导会签）。用集团公司印章。

　二、《xx 集团有限公司》（信函式公文）

　1.与集团公司不相隶属的重要单位联系工作，商洽、答复问题； 2.答复所属单位系统性的重要请示事项； 3.向所属单位通报情况,批评错误,表彰奖励先进； 4.其他需以集团公司名义发函的事项。

　此种形式公文由集团公司主要领导或副职领导签发。用集团公司印章。

　三、《xx 集团有限公司办公室文件》（文件式公文）

　1.发布仅适用于集团公司总部的内部管理文件； 2.下达阶段性、专项性工作安排； 3.向所属单位转发股份公司及上级机关一般性工作安排的文件，传达有关事项；

　4.向所属单位布置具体工作,下达、调整单项任务计划； 5.在集团公司办公室职权范围内与所属单位联系工作、询问和答复问题,布置、指导业务工作，通报情况； 6.其他需以集团公司办公室名义行文的事项； 此种形式公文一般由集团公司副职领导签发，必要时也可由集团公司主要领导签发；在集团公司办公室职权范围内事项的公文可由办公室主任签发。用集团公司办公室印章。

　四、《xx 集团有限公司委员会文件》（文件式公文）

　1.用于向中共中国 xx 股份有限公司委员会（以下简称股份公司党委）和其他上级机关行文； 2.转发股份公司党委和其他上级党组织重要文件，作出重要工作部署; 3.与集团公司联合行文； 4.发布集团公司党委制定的重要制度； 5.批转下级党组织的重要报告、请示； 6.发布集团公司总部和下属单位的有关人事(党内职务)任免事项等。

　7.其他需以集团公司党委名义行文的事项。

　此种形式公文由集团公司党委主要领导签发。用集团公司党委印章。

　五、《中共 xx 集团有限公司委员会》（信函式公文）

　1.与集团公司党委不相隶属的重要党组织联系工作，商洽、答复问题； 2.批复、答复所属单位党组织的重要请示事项；

　3.向所属单位党组织通报情况,批评错误,表彰奖励先进； 4.其他需以集团公司党委名义发函的事项。

　此种形式公文由集团公司党委主要领导或副职领导签发。用集团公司党委印章。

　六、《xx 集团有限公司党群工作部文件》（文件式公文）

　1.根据授权，下属单位党组织传达集团公司党委指示; 2.答复下属单位党组织一般性工作的请示; 3.其他需以集团公司党群工作部名义行文的事项。

　此种形式公文一般由集团公司党委副职领导签发，必要时也可由集团公司党委主要领导签发。在集团公司党群工作部职权范围内事项的公文可由党群工作部部长签发。用集团公司党群工作部印章。

　七、《xx 集团有限公司（ＸＸＸＸＸ）》（信函式公文）

　1.在职权范围内与集团公司所属单位的部门联系工作，询问和答复问题，布置、指导业务工作，通报情况； 2.在职权范围内与集团公司外部单位联系工作、询问和答复问题； 3.此种形式公文不得用于向集团公司内部部门和集团公司所属单位行文。

　此种形式公文由部门负责人签发，用部门印章。由部门自行办理、管理。

　八、《xx 集团有限公司网络电报》 1.向所属单位部署集团公司全局性紧急重大工作;

　2.向所属单位下达的阶段性、专项性紧急工作安排； 3.答复所属单位的紧急请示事项。

　 此种情况下由集团公司主要领导或副职领导签发，用集团公司印章。

　第三章

　公文格式 第十条

　公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

　（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

　（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉及党和国家秘密的公文应当根据涉密程度，分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限；涉及企业商业秘密的公文应当根据《xx股份有限公司商业秘密保护实施办法》的规定，分别标注“核心商密”、“普通商密”，并标注保密期限。

　（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”或“平急”。

　（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成（文件式公文），也可以使用发文单位全称或者规范化简称（信函式公文）。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位

　名称。

　（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

　（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

　（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

　（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

　（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

　（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

　（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

　（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。电报以发出日期为准。

　（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。电报也应当加盖印章。

　（十四）附注。公文印发传达范围、联系人及联系方式等需要说明的事项。

　（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

　（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位的统称。

　（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

　（十八）页码。公文页数顺序号。

　第十一条

　公文的版式按照《xx集团有限公司党政公文格式》（见附件）执行。

　第十二条

　公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

　第十三条

　公文用纸幅面采用国际标准 A4 型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

　第四章

　行文规则 第十四条

　行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

　第十五条

　行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

　第十六条

　向上级单位行文，应当遵循以下规则：

　（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

　（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

　（三）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。

　（四）受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位。

　（五）下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级

　单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。

　第十七条

　向下级单位行文，应当遵循以下规则：

　（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。

　（二）集团公司办公室、党群工作部分别根据集团公司、集团公司党委授权，可以向下级单位行文，其他内设机构不得以部门名义向下级单位正式行文。

　（三）集团公司总部各部门在各自职权范围内，可以用集团公司便函和部门信函的形式（均加盖部门印章），与集团公司下属单位的部门进行工作联系，处理一般事务。

　（四）涉及多个部门业务范围内的事务，应当经过协商并取得一致意见；部门之间未协商一致的，不得向下行文。

　（五）上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级单位。

　第十八条

　同级企业党政机构、企业党政机构与其他同级组织必要时可以联合行文。联合行文应明确主办单位，主办单位应先签署意见，然后协办单位依次签署意见。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。

　第十九条

　集团公司总部内设机构，除集团公司办公室、党群工作部外，不得以部门名义对外正式行文，可以用集团公司便函或部门信函的形式商洽工作（均加盖部门印章）。

　第二十条

　集团公司总部各部门向集团公司领导请示和汇报工作、反映情况、报告交办事项办理结果以及有关问

　题的意见和建议时，应使用内部“签报”。

　（一）“签报”应区分“请示”、“报告”和“意见”，一般一事一报，不得同时分送两位(含)以上公司领导阅批。

　（二）“签报”由主办部门负责人签字，如内容涉及其他部门职权范围内的事项，应主动与有关部门协商会签。

　（三）“签报”作为集团公司总部内部文件，由集团公司办公室、党群工作部分别统一管理、存档。

　第二十一条

　凡是不行文可解决的问题，坚决不行文；凡是能统盘解决的，就不零星行文。凡能发文件的，不得发电报；必须发电报的，不再发文件。集团公司总部各部门之间，有事当面商洽解决，不相互行文，工作需要时可以抄送。领导同志在会议上的讲话，一般不以正式文件印发,可以“情况通报”印发。

　第五章

　公文拟制 第二十二条

　公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

　第二十三条

　公文起草应当做到：

　（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

　（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，提出的措施和办法切实可行。

　（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

　（四）文种正确，格式规范。

　（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

　（六）公文涉及其他部门业务范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。

　（七）单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

　第二十四条

　公文拟出送办公室审核前，必须经起草部门负责人审签。起草部门负责人应认真审核、修改、签字，对涉及其他部门职权范围内的事项，按程序征求相关部门意见并履行会签手续。

　第二十五条

　公文文稿签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：

　（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

　（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策； 是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提措施和办法是否切实可行。

　（三）涉及有关部门业务范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

　（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

　（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

　第二十六条

　经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

　第二十七条

　公文的签发，实行“权责一致”的原则：

　（一）以集团公司、集团公司党委名义报上级机关的公文，分别由集团公司、集团公司党委主要领导签发。

　（二）以集团公司名义发布的重要规章制度，有关全局性重要工作安排，涉及生产经营的指令性要求，重大投融资及资产处置， ，人事任免事项等，经集团公司分管领导审核后，由集团公司主要领导签发；其他公文，由集团公司主要领导签发或授权分管领导签发。以集团公司办公室名义制发的公文，由集团公司副职领导签发，必要时也可由主要领导签发；在集团公司办公室职权范围内事项的公文由办公室主任签发。

　（三）以集团公司党委名义发布的重要决定、制度，贯彻落实党的路线、方针、政策的重要工作部署，人事任免事项等，由集团公司党委主要领导签发或授权分管领导签发。其他公文，经公司党委主要领导授权，可由其他党委领导签发。以集团公司党群工作部名义制发的公文，由党群工作部部长签发，重要公文核报党委主要领导或分管领导签发。

　（四）纪要由会议主持人签发。如涉及其他公司领导分管的事项，会议主持人应批请相关领导核发或报请集团公司、集团公司党委主要领导签发。

　（五）签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

　第六章

　公文办理 第二十八条

　公文办理包括收文办理、发文办理和整理

　归档。

　第二十九条

　收文办理指对收到公文的办理全过程，包括签收、登记、初审、批办、承办、传阅、催办、答复、立卷以备归档等程序。重点环节如下：

　（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。签收涉密公文应当确认公文份号。

　（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

　（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

　（四）批办。对符合规定的公文，按照批办性公文和阅知性公文提出拟办意见，按程序送领导阅批或者交有关部门办理。公文的传批、传阅顺序原则上按照公司领导的排序，传批件由后向前送批，传阅件由前向后送阅。需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。

　（五）承办。承办部门要建立收文登记制度，确定兼职文书人员，负责签收、登记、传递、催办、退销。承办部门对交办的公文应当及时办理，不得延误、推诿。有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。如有特殊情况，应当及时予以说明。

　（六）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。需要在传阅、传批的同时先行办理的，应当将原件及领导批示复印后交有关部门阅办。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，一般不得在部门、个人之间直接横传，确保不漏传、误传、延误。

　（七）催办。送领导批示或者交有关部门办理的公文，文秘部门要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

　（八）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

　第三十条

　发文办理指制发公文的全过程，包括草拟、会签、审核、签发、复核、登记、印制、校对、用印、核发、立卷以备归档等程序。重点环节如下：

　（一）复核。已经公司领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

　（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

　（三）印制。公文印制必须确保质量和时效，拟稿人须对排版清样认真校对并签字确认无误。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

　（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

　第三十一条

　涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通

　信、机要文件交换站，或者收发件单位机要收发人员进行传递。

　第三十二条

　需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及公司档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。

　第七章

　公文管理 第三十三条

　集团公司各级党政机构应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

　第三十四条

　公文由办公室文秘部门或者专人统一管理。各单位应当提供必要的保密场所与阅文条件，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

　第三十五条

　涉密公文应当划定文件密级和保密期限。定密由起草文件的主办部门提出意见和建议，按保密有关规定进行审查确认。

　公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

　公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的单位或者其上级单位决定。

　第三十六条

　公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

　涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时

　间、形式和渠道，由发文单位确定。

　经批准公开发布的公文，同发文单位正式印发的公文具有同等效力。

　第三十七条

　复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本单位负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位或者其上级单位批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

　复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

　第三十八条

　公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

　第三十九条

　涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

　第四十条

　不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

　第四十一条

　单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

　工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借

　用的公文按照有关规定移交、清退。

　第八章

　附则 第四十二条

　集团公司公文含电子公文。电子公文处理执行集团公司有关管理规定。

　第四十三条

　法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。

　第四十四条

　集团公司纪委、工会、团委的公文处理工作，参照本办法执行。

　第四十五条

　集团公司各子、分公司应根据本办法，结合实际,制定本单位的公文处理工作制度，并对上级单位和本单位下发公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。

　第四十六条

　本办法由集团公司办公室、党群工作部负责解释。

　第四十七条

　本办法自发文之日起施行。原《xx 集团有限公司公文处理办法》（xx 办〔

　 〕

　号）同时废止。

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