文秘管理制度

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　文件编号：0 2020 年 年 7 7 月

　文秘管理制度

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　 文 秘 管 理 制 度 1、按要求及时领取文件，通知等。

　2、做好文件的分类、登记、传阅、存档、保密工作。

　3、做好相关文件要求的催办、落实及上报工作。

　微机、复印机管理制度 1、为了保证微机、复印机正常使用，减少不必要的浪费，除本科室外其他任何科室项目部人员不准直接上机操作。

　2、项目部或其他科室人员如需打印或复印资料，由办公室安排。

　3、微机、复印机由专人负责管理，正确使用，节约耗材，减少浪费，并建立纸张使用登记薄，对纸张做到张张有记录。

　4、 对复印资料登记不实人员，每次发现罚款 50 元。

　关于办公用品、家俱管理制度 所有办公用品，家俱的购置与管理由办公室统一负责管理。

　1、购置程序：先书面申请，经分管经理，经理批准后购置。

　2、合理调配使用办公家俱与低值易耗用品，并分别入账，立卡定期进行清资盘点，做到物尽其用，帐物相符，对丢失物品必须查明原因，追究责任。

　3、严格控制办公用品，办公家俱费用的支出，报批手续。按财务管理办法执行。

　4、严格控制印刷费用开支，一切生产办公表格印刷，必须报计划经分管经理同意，由办公室统一印刷，违者费用自负。

　关于印章管理 1、公司印章由办公室专人负责。

　2、各科室、项目部印章也要派专人负责。

　3、用印前，认真检查有无领导人批准签字，认真填写用印记录，详细记录用印时间、用印单位、用印内容、批准人、承办人等。

　4 4 、 刻制印章必须经公司领导同意后，由办公室按照总公司管理程序办理。私自刻制印章均按“私刻公章”移交司法机关处理。

　会议管理制度 1、办公室负责会议通知。

　2、负责会议签到。

　3、应到会人员有事向分管经理请假。

　4、禁止会议期间随意走动，外出。

　5、会议期间手机关机，不准抽烟。

　用电管理规定 为加强用电管理，减少费用支出，分公司用电管理特作如下规定：

　1、办公室负责用电管理体制工作，需要派专人负责用电管理，并建立用电管理制度，努力降低电费支出。

　2、违规使用电器，私拉乱接及偷电的部门和个人，经发现没收电器、电线等，处 500 元罚款，并通报批评。

　3、办公室要杜绝常明灯现象（财务科除外），下班要随时关灯，否则，每次罚违规科室 100 元，违规使用电器（如电炉子、电暖气）每次罚科室 200 元。

　用水管理规定

　 为加强用水管理，减少费用支出，分公司对用水管理特做如下规定：

　1、办公室负责用水管理工作，并派专人负责用水管理，并建立用水管理制度，努力降低水费支出。

　2、杜绝常流水现象，使用完毕，随手关闭水闸，出现闸门、水管漏水应及时修复。

　3、专管人员应对办公场所、施工现场用水供水管线，供水设施进行经常检查，发现有跑、冒、滴、漏现象应及时处理，以减少水资源的浪费。

　办公室主任岗位职责 一、认真学习领会上级精神，督促检查领导交办的各项工作任务，协调各种关系。

　二、组织召开各种工作会议，负责上级来文的处理。

　三、负责外来人员的接待工作。

　四、抓好考勤及卫生工作，不定期的进行检查。

　五、组织文件的复印、打印、装订工作，做到准确及

　时，无特殊情况不拖延。

　六、严格控制办公费用的开支，做好办公用品的采购与发放。

　七、严格控制车辆费用的支出，及时安排好公司的派车用车计划，车辆保养、维修和年审工作。

　八、组织做好公司印鉴的使用、函电收发和报刊征订分发工作。

　九、努力完成领导临时交办的各项任务。

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　勤务员职责 一、负责各类文件资料的传递，电话接传。

　二、及时传达领导的各项批示精神，做好准确无误。

　三、负责报刊、杂志的领取分发。

　四、负责会议室、办公室及经理、副经理室的卫生开水供应工作。

　五、协助做好外来人员接待服务工作。

　六、保管好领导办公室内的公共财物。

　七、完成领导交办的各项任务。

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