高校学生事务组织结构的改进与创新
［摘要］本文介绍了目前高校“直线职能型”的学生事务组织结构模式，分析了其在正式报告关系、部门组合方式和跨部门协作方式方面存在的问题，有针对性地提出了建议，并就“职能型”学生事务组织机构模式的可行性进行了探讨。
［关键词］学生事务 组织结构 直线职能型模式 职能型模式
［中图分类号］G647 ［文献标识码］A ［文章编号］1007-192X(2007)03-0077-07
组织结构是为了实现组织功能的一种既定设计。诸多的组织功能有机而有效地集成于组织的机构中，为实现组织目标而服务。[1]学生事务的组织结构可以看作是高校中有着特定业务范围（党团建设、职业发展、社会实践、科技创新、心理咨询等）和一定资源（资金、场地、社会资源等）的实体，为了实现人才培养的战略目标，通过内部的分工与协议机制来履行对学生的教育、管理和服务的职能。同时，高校在我国的行政体制中属于事业单位，学生事务组织又可以看作高校管理大系统中的子系统，其设置带有一定的行政色彩。
在组织行为学理论中，组织结构包含了三个方面的要素：（1）正式报告关系：即对谁负责，以及职权层级的数目和主管人员的管理幅度。（2）部门组合方式：即将个体组合成部门，部门再组合成整体的方式。（3）跨部门沟通、协作与力量整合的制度设计。
上述三要素涉及了组织的纵横方向。具体而言，前两个要素规定了组织的结构框架，也即纵向的层级，第三个要素则是关于组织成员之间的相互作用关系。此三个要素也将是本文分析的主要维度。[2]
一、高校学生事务组织机构的现状
学生事务的目标和职能决定着组织机构的模式。根据《中共中央国务院关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见》精神，高校学生事务工作的目标有两个层面：一是从为党和国家培养合格的建设者和可靠接班人的高度，引导学生树立正确的世界观、人生观和价值观，并具备基本的道德行为规范；二是通过素质教育，促进学生思想道德素质、科学文化素质和健康素质全面协调发展。具体到事务层面，学生事务的职能分解为教育、管理和服务。教育主要是指通过日常思想教育、学生党团组织建设、校园文化活动、社会实践活动对学生进行政治、思想和道德教育。管理是通过学籍管理、行为管理、奖惩、评价等规章制度来约束、引导学生的行为，促进学生的行为向社会规范认可的方向发展。服务则是指通过心理咨询、就业指导、资助困难学生和组织开展勤工助学活动等各类服务型工作解决学生在学习、生活过程中遇到的实际问题，帮助学生全面发展、健康成才。[3]
在这种目标和职能之下，我国高校的学生事务组织一般采取了“直线职能型”模式，即通常所说的“条块结合”。直线型即是指根据行政权力划分，形成学校－院系的二级结构。这是同高校的教学与科研职能相匹配的，学生事务工作和教学工作共同服务于人才培养的战略目标。直线型的特点是，在学校层面学生事务接受校党委领导，具体由一位副书记（或兼任副校长）总体负责；在院系层面，由党总支副书记（或副系主任）领衔，各年级辅导员、团总支书记组成学生工作办公室（也有高校称“学生工作组”）。
职能型则是根据学生事务的教育、管理和服务的三大职能设立诸如学生工作部、就业指导中心、团委等部门（心理咨询中心或挂靠于学生工作部，或挂靠于职业发展中心），来分担校级领导的工作。学生工作部承担了主要的教育和管理的职能，就业指导中心（职业发展中心）、心理咨询中心等主要履行对学生的服务职能，团委承担部分教育和丰富校园文化的职能。其它与学生事务联系紧密的工作如招生由招生办公室负责，宿舍管理和生活园区的管理由学生工作部（处）和后勤部门协同负责，学生军训由武装部门负责，学生思想政治理论课的教育由社会科学基础部（马列部）负责。这些部门各司其职，形成一系列管理链。在职责允许的范围内，各职能部门可以对院系学生事务工作提供建议和业务指导，而院系则需要在不同的业务活动上接受这些部门的多重领导。院系将各条职能集中，整合为“块”，进而在班级细化为更小的块。
二、当前的组织结构模式存在的问题及原因
（一）学生事务的正式报告关系不够清晰
报告关系通常也称作指挥链，它是一条连续的权力路径，从组织的高层扩展到基层，将组织中所有的成员连接起来，明确“我有问题去找谁”以及“我向谁负责”的问题。
1.指挥链的最高层——属于党委还是行政
我国高校管理采取的是党委领导下的校长负责制，学生事务工作的最高决策权在学校党委。学校设立学生工作委员会，一般由一位校党委副书记或副校长全面负责。
这一领导体制一直是一个多渠道、多层次的系统，有不少关系未能理顺。学生事务是由党委直接领导，还是在党委的统一部署下由校长对学生全面负责，分工不是很明确，因而很容易出现“党委怕越位，行政不到位”的局面。[4]
在新中国高等教育史上，学生工作长期隶属于学校思想政治工作或德育工作，加之考虑到大学生在社会政治稳定中的重要作用，因此学生工作划归党务系统，由政工人员负责有其必然性和合理性。但是，随着我国经济社会的发展和高等教育改革的不断深入，学生事务工作有了新的变化：一是思想政治教育的专业化，思想政治教育课程列入了教学计划。二是学生事务出现了经济资助、法律事务等一系列新的职能，导致学生事务中行政事务大量增加。三是全面素质教育实施以来，人们越来越清晰地认识到，高素质的学生需要德智体美劳全面和谐发展，这就要求高校加强德育与智育之间的合作，即加强学生事务部门与教务等部门的合作，形成全员育人的氛围。
以上三个方面的变化都要求强化学生事务部门的行政功能。在这种情况下，很多学校的学生事务工作由党委副书记和副校长共同负责，党委副书记负总责，或分管学生工作的党委副书记兼任副校长，学生工作处和学生工作部“部处合一”(一套班子两块牌子) 或“合署办公”。但当前高校的改革、发展和稳定工作面临十分突出的困难和诸多的矛盾，校长和行政系统承担的任务非常繁重，加之在原有管理体制下所形成的思维定势难以在短时间内改变，因而校长及行政系统为主介入学生事务很难在实际工作中得到落实。目前绝大多数院校的学生事务工作仍然由党务系统为主来承担，学生事务部门与教务等部门的合作还未真正展开。
2.指挥链的中低端：对系主任负责还是对职能部门负责
院系工作一直由教学、科研和学生事务三大板块构成。院系的学生工作办公室一方面接受院系领导，另一方面接受学生工作部、团委等部门的指导。随着高校办学规模的不断扩大，系一级基层组织逐渐增多，职能部门的管理幅度增大，很难给予院系深入细致的指导。而院系的学生事务工作往往游离于其中心工作之外，无法在院系获得较多的资源。院长或系主任不过问学生工作，一些院系负责学生工作的党总支副书记甚至没有资格参加院（系）务会。造成这一现象主要有三个原因：首先是历史原因。在计划经济条件下，招生和分配是由国家统一制定计划、学校负责落实，院系仅仅承担了对学生的教学任务。学生的人数和质量与院系及任课教师关系不大。[5]其次是考核评估的原因。考核院系最重要的指标是科研成果和论文的数量，在这种导向下，院系工作的排序依次是科研、教学和学生事务，在学术权力为主导的院系，学生事务机构无法得到充足的支持。最后是人事原因。现行学生工作部门负责全校学生事务，系一级学生工作按要求是在校一级领导下进行的，但是系一级专职人员的人事权却在系里，形成了学校管事不管人的尴尬局面。
3.直线型层级众多，信息沟通不畅
我国高校的组织结构沿袭了前苏联以专业划分为基础的“金字塔”型的科层管理体制。这种组织结构与集权管理体制是相适应的，层级众多，而学生是这个金字塔的最底层。从信息学视角来看，传统组织的信息传递是逐层进行的，高层占有的信息多，低层占有的信息少，信息分配的多少决定了权力的大小。随着信息技术的高速发展、知识和信息的迅速膨胀及有效传输，直线型组织形式的缺陷日渐显现，层级多，信息传递速度慢，且容易失真。针对学生的信息，往往需要经过学校、院系、辅导员、班干部才能最后传送到普通学生。事实证明，这种结构对学生需求的反应速度慢，甚至表现为对学生正常需求的一种约束。
（二）部门组合专业化程度不高，非学工系统兼职部门大量存在
专业化是指将工作分解成为若干步骤，每一步骤由一个人单独完成，每个人只负责工作的一部分。对于复杂的工作，如果专业化程度很高，那么每个人只需要从事组织工作中很小的一部分，这将极大地提高工作效率。
随着学生发展的多元化与需求的多样化，学生事务涵盖的范围日益广泛，正在发展成为一门融教育学、心理学、管理学为一体的交叉科学，仅靠经验的积累已经远远不能胜任。1990年代之后学生工作部、就业指导中心、心理咨询中心等部门的相继成立正是体现了学生事务机构的专业化趋势。
但是就部门组合的专业化程度而言，还存在较大的改善空间，具体表现为职能的划分与部门的设置并不是一一对应的（见表）。
承担学生思想政治教育职能的部门包括了学生工作处(部)、团委、社科部和武装部，承担学生管理的部门包括了学生工作部（处）、招生办、就业指导中心、学籍管理科和宿管办（总务处），承担服务咨询职能的部门包括了团委、体育教学部、校医院、就业指导中心、心理咨询中心等。其中，学生工作部、团委、就业指导中心等部门是学生事务机构的主体，但还有一些职能分散在了许多“兼职部门”中。
职能的交叠严重影响着学生事务的专业化程度。学生工作部在履行思想政治教育职能的时候，学生事务常常需要涉及总务处、社科部、武装部等诸多部门的合作，多管齐下的方式常常因分管领导的不同和协调不够，而难以真正形成合力，有时甚至出现违反教育一致性原则的现象，以致工作相互抵消。
（三）跨部门间的沟通协调机制尚需进一步完善
建国后的最初17年内，学生事务采用的是“微型模式”，最显著的特点就是学校一级不设立学生事务的专职部门，学生事务的职能被完全打散，分布在许多“兼职部门”。
管理职能由部（处）承担。比如，学生的教学和学籍管理由教务处负责；学生的生活管理由总务处负责；学生的学籍管理中的招生和分配分别由教务处和人事处负责，其他方面如奖惩有的属于人事处，有的属于教务处，即由设在教务处或人事处内部的学生科负责；学生的课外活动由团委负责。
而教育和服务职能则完全由院系承担。在院系一级，学生工作主要由系办公室负责。年级和班级设立辅导员，辅导员承担所有针对学生的教育服务和基层管理，也就是人们常说的“集党政于一体”，充当起学校最为基层的学生工作者。[6]
这种模式有相当的局限性。当学校规模扩大、学生人数增加时，诸多兼职部门很难建立起有效的信息沟通和协商机制，学校对学生事务直接管理的难度增大，管理效率无疑降低。
如今，大部分高校设立了学生工作部（处）、就业指导中心等，将主要的教育、管理、服务职能整合在一起，同时指导基层院系的工作。这种设置基本上适应了学生工作分工日趋复杂的特点，专业化管理具体深入，效率高。但该模式下各职能部门自成体系，不重视信息的横向沟通，很容易造成工作重复。各条线因职能的不同形成了各具特色的工作理念和风格，在实际工作中形成了若干个小型实体，尽管部门内部精耕细作，但部门之间存在缝隙，无法在学生事务系统形成合力。
在实际工作中，首先导致了学生事务各部门之间的信息沟通不够顺畅。假设某高校就业指导中心和助学贷款管理部门都需要学生填写相关信息，那么这两个指令会通过“学校－学院－系－辅导员－班委－学生”的线索层层传达到学生，学生就会疑惑同样的表格或内容为什么要填两次，而两个部门之间不会就此类工作互通信息，无形中形成了重复劳动，造成了时间和资源的浪费。
从更深层次看，学生事务的教育、管理和服务的职能绝不是割裂开来的，管理和服务都承担着育人的使命。大量研究和实践表明，学术型服务机构和职业发展服务中心结合在一起会收到更好的效果。咨询人员可以结合学生的专业学习情况、个人能力情况、社交情况和个性情况，帮助学生进行个人职业发展规划，对学生进行全方位指导。
三、高校学生事务组织结构的改革和完善
组织结构的调整是一项系统而复杂的工程，它需要与经济社会的发展、行政人事体制和高校的实际状况相适应。相对而言，机制的设计和完善成本较低，可以渐进式进行，而重建组织框架则成本较高，需要大刀阔斧地改革。在学生事务的组织结构中，设计报告关系、完善跨部门的协作方式属于前者，而改变层级数目，重建组织形式则属于后者。
（一）党政合力推进，理顺学生事务的领导体制
《中共中央国务院关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见》提出了党委统一部署、校长及行政系统为主实施的学生事务运作的崭新体制。在这种体制中，学校党委是学生事务的领导者和决策者，学校行政（院系）是具体工作的实施者和执行者。党委主要研究与学生事务相关的思想、方针、任务和政策，制定总体规划与实施计划，定期分析学生思想政治状况和德育工作状况。[7]校长则需要对学生事务和学术事务全面负责，协调好党务部门和行政部门的关系、学生事务部门和教务部门的关系，在教学、管理、后勤服务的各个环节实现全员育人。
这一体制的关键在于“决策”和“执行”的科学协调，否则很容易造成分离。解决好两者的关系，不仅需要有比较明晰的分工界定，还需要建立一系列强化合作的联系性工作环节和强有力的工作制度，使学生事务与学术事务、党务部门与行政部门之间的配合与协调实现经常化、制度化和系统化。在必要的制度设计之外，还要以组织依托作为保证，学生工作委员会是实现的途径之一。定期召集学生事务部门与学术事务部门的联席会，对一些重大问题进行研究和统筹规划。
相对于校一级的组织体制，院系学生事务机构改善的关键则在于考评机制。学校每年都有针对院系的工作考评，适当调整学生事务在考评中的比重，与院系的招生计划、经费拨给、教师指数挂钩，由此学生的培养将成为各单位发展的重要影响因素。院系进而会意识到，其培养的学生是否被社会认可，决定着其能否获得更长远的发展。由于这种利益关系，各院（系）领导当然就会对学生事务的培养、管理、就业环节投入精力，也就实现了由请求院（系）领导来关心学生事务工作到院（系）领导主动要求学生事务工作者认真工作的转变。
（二）引入矩阵化组织，加强组织柔韧性
在机构设置不变的前提下，通过引入矩阵化组织，可以优化学生事务的组织结构，加强部门的“横向”延展，重组分散在部门的各项资源，对一些具体任务保持最佳的资源配置。[8]这也是在大学扩招的背景下，学生事务机构应对学生的需求日益广泛、复杂和个性化的变化而亟需的改进。
矩阵组织结构是1960年代兴起的一种组织结构，其最大特点在于组织成员可以属于不同部门，也可以临时组建一个新的部门；其优势在于组织的各种活动比较复杂，又相互依存，有助于快速、灵活响应学生的需求，协调各种活动，并且使信息传递迅速。大量矩阵式组织纵横交错、多方链接形成立体多维的架构，可以为组织提供最好的资源，有效地配置人、财、物，提高组织运行效率。
例如，为实现某一教育目标，可以抽调学生工作部、团委、就业指导中心甚至教务部门的人员构建成项目组。这就是在特定的形式下，为解决学生的实际问题而形成的矩阵型组织。该类型组织类似于科研活动中因学科交叉而形成的课题组，不会对原有的学生组织结构造成冲击。
（三）“职能型模式”的可行性思考
1.职能型模式出现的背景
改善决策体制和运行机制都是在学生事务组织机构的原有模式上的改进。随着通识教育理念的普及和被广泛接受，高校教学管理制度和培养模式的变革已经被提上了议事日程。在完全学分制得以真正推行后，学生不再严格属于某一个院系，那么院系一级的学生事务组织机构是否还有继续存在的必要？这对当前学生事务组织机构模式的冲击无疑是巨大的。学生工作者们借鉴西方高校的学生事务经验，对未来学生事务组织结构的演变提出不少构想。笔者在此提出一种新的机构设置模式——职能型分工模式。
2.职能型模式的可行性步骤
第一步，要形成“大学生工作系统”，即将当前兼职部门分管的所有学生事务都划归学生工作系统，如武装部所辖的思想政治教育工作、总务处所辖的宿舍管理工作、教务处所辖的招生工作等。这样，学生工作系统将涵盖招生、就业、课外活动、学生组织和社团、勤工助学和经济资助、校园文化活动和社会实践、思想品德教育、军训、宿舍管理、学生工作干部队伍建设、健康服务和心理咨询等全部职能。下图所示为华中科技大学所代表的学生事务模式，这种组织机构的设置突出了“大学工系统”的概念。[9]学生工作处、团委和武装部在一起联合办公，招生科、大学生就业指导中心等属于学生工作处的下属机构。上海交通大学的学生指导委员会也体现了同样的思路。大学工系统将极大地促进各个职能部门之间的交流和沟通，在实际工作中形成合力。
第二步，根据职能将组织机构重新分化和整合，即“将学生工作处(部)、团委、招生办、学籍管理科、就业指导办、宿管办、武装部、体育部、校医院等部门和科室有机重组。根据工作需要重新组合, 形成功能专一的新机构, 建立直属党委副书记或副校长领导的多个中心或办公室, 如招生注册中心(招生、学籍管理)、学习辅导中心(学风建设、学术咨询)、住宿生活指导中心(宿舍管理和宿舍生活)、行为指导中心(日常管理和行为管理)、就业指导中心(职业和人生规划)、心理咨询中心(心理教育和咨询服务)、健康服务中心(健康预防、医疗保险)、学生活动中心(校园文化、社会实践)、勤工助学中心、经济资助中心、思想政治教育中心、党团工作中心”。[10]如果考虑管理幅度的限制, 可将上述各中心依工作性质分成学生教育、管理、服务三类，分别设立类似美国学生事务管理中的学生事务副校长助理分管。在这种划分方式下，学生事务的机构设置切块很小、分解较细、职责单一，各管理部门之间不重叠，管理人员不交叉，上下一条线，主从分明，左右协调，各司其职，能确保在学生事务工作中发挥整体效能。
第三步，将学生事务从院系工作中剥离，建立以职能部门为主的一级管理的工作机制。这是实现组织扁平化的重要步骤。现代组织的发展趋势基本上是从金字塔模式向扁平化模式方向演进，组织的中间管理层被逐步弱化，通过拓展管理幅度、减少管理层次来提高管理的效率。
院系不设立学生事务组织，根据不同职能成立的学校一级的办公室或中心就可以直接面对学生开展工作。目前尽管许多高校已经设立了心理咨询中心、学生服务中心、学生信息中心等，但其往往是学生工作部（处）或团委的下属机构，信息仍然通过院系传递给学生。尽管机构的名称变化了，其实质仍然是金字塔式层级制组织结构的延伸。真正面向学生的中心需要直接向学生提供学习和生活方面的信息和建议（包括新生入学介绍、学习方法指导、课程选择、成长与发展咨询、心理咨询、学生对学校部门或具体工作人员的投诉等），接受学生的预约，解决、解答和处理学生的及与学生相关的问题。作为一个顺畅、快捷的通道和学生互动的信息中枢，学生的有关诉愿和询问会被迅速传递至有关部门，从而逾越了信息传输的“学生-班-系-院-校”自下而上又自上而下的层级障碍，提高了响应速度。
3.辅导员制度保留的必要性
需要强调的是，尽管院系层面的学生事务机构被剥离，但辅导员制度仍有必要予以保留；学生尽管没有院系属性，仍可与生活园区相结合，继续保持班级编制。一方面，需要有这样一支原则性强、精干负责的队伍维持高校稳定，担负引导学生树立正确的政治态度和人生理想的崇高使命，这是我国学生事务的最高目标之一。另一方面则是由职能型机构在操作中可预见的困难决定的。
首先是人员素质的限制。不论是管理者还是被管理者，当素质达不到要求时，扁平化管理的效果将大打折扣，因为时间是稀缺资源，任何一方的素质达不到要求，都将占用双方宝贵的时间，从而压缩了管理幅度，无法达到预期的效果。以心理咨询的从业人员为例，在美国咨询服务人员又被称为咨询顾问（counselor），他们一般是具有专业资格证书和行医执照的心理学专家和咨询病学专家，专门负责学生的心理问题。而这些是我国高校在短期内无法达到的，在这种情况下职能型结构和班级管理模式并轨运行是更为明智的选择。
其次是服务观念的限制。我国高校服务观念的欠缺体现在两个方面：一是提供服务的意识，二是接受服务的意识。国外高校中常见的服务中心包括了残障学生服务中心、妇女服务中心、退役军人服务中心。而我国高校学生事务中以服务为导向的心理咨询中心等机构无论从规模、影响力和实际达到的效果而言都远不如其他管理型机构。多年来，我国高校的学生往往习惯于辅导员“主动出击”来为自己排忧解难。美国加州大学王世本教授的研究显示，加州大学约有15%的学生会主动预约，但华裔学生的预约率仅为1%。也就是说，由于传统观念的影响，相对于美国的“窗口”式服务，中国学生更习惯于辅导员的“干预”式管理。
构建学生事务组织机构本身并不是目的，只是服务于学生全面发展这一终极目标的手段。所以，学生事务组织机构的设立、分解、合并、延展、撤消等都应遵循高校育人的根本原则。在学生事务组织机构的变革中，并没有最好的组织机构形式，只有与当前的经济改革、高等教育体制改革、高校管理体制改革最相适应的组织结构模式。
参考文献：
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[6][10]蔡国春.论我国高校学生管理体制的改革与创新[J].煤炭高等教育，2000(2).
[8]樊国英，徐春艳.论高校内部组织体系的优化[J].企业经济，2005(6).
[9]参考华中科技大学学工在线，http://student.hust.edu.cn/depart/jgsz.htm
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