团队的构成与作用

据报道,《财富》500强中大约80%的公司都在组织内部运用了团队管理模式。另一项研究发现,在80%规模超过百人的组织中,半数以上的员工报告说他们至少曾在一个团队里工作过。对提高工作绩效、激发团结精神、增强组织灵活性、使管理者集中于战略管理、从劳动力多元化中获利等的强烈需求,都促使团队这种管理模式越来越盛行。

团队的构成

“团队”与“团体”不同,“团体”可能是恶性的、中性的或良性的,“团队”则指良性的团体。团队有几个重要的构成要素,正是这些要素使我们区分开了“团队”与“团体”。我们将其总结为“5Ps”。

◎ 清晰的目标(Purpose)

团队有一个既定的、明确的目标,团队成员知道要向哪个方向努力以及怎么努力,没有目标这个团队就没有存在的价值。团队目标要能够有效地分解成每一个团队成员的目标,并有利于成员个人目标的实现。成员的目标必须与团队的整体目标一致,团队的目标必须与组织的目标一致。同时,团队还应该有效地向外界传播自己的目标,使外界了解、支持团队目标的实现。

◎ 完善的计划(Plan)

团队不仅有一个清晰的目标,而且有实现该目标的完善的计划。计划包含两层面的含义:(1)目标最终的实现,需要一系列具体的行动方案,可以把计划理解成目标的具体工作程序;(2)按计划进行可以保证团队的进度顺利。只有在计划的指导下团队才会一步一步地贴近目标,从而最终实现目标。

◎ 合理分工的人员(People)

人员是构成团队最核心的要素。团队目标是通过人员实现的,所以人员的选择是团队中非常重要的一个工作。在团队中可能需要有人出谋划策,有人制定计划,有人负责具体实施,有人协调不同的人员一起工作,还有人去监督团队工作的进展,评价团队成员最终的贡献。不同的人员只有通过合理的分工才能完成团队的目标,在人员选择方面要考虑人员的能力、资源、经验等的独当一面与互相匹配。

◎ 明确的定位(Position)

明确的定位包含两层意思:(1)团队的定位。团队在组织中处于什么位置?由谁选择和决定团队的成员?团队最终应对谁负责?团队采取什么方式激励成员?(2)个体的定位。成员在团队中扮演什么角色?是制订计划还是具体实施或评估?

◎ 适当合理的权限(Power)

团队领导者的权限大小与团队的发展阶段密切相关。一般来说,团队越成熟领导者所拥有的权力相应越小,即领导者与其他成员在团队成熟期权力相当。在团队发展的初期阶段,领导权则应该相对比较集中。团队的权限关系主要表现在两个方面:(1)整个团队在组织中拥有什么样的决定权?例如,财务决定权、人事决定权、信息决定权等;(2)组织的基本特征。例如,组织的规模大小,团队的数量多少,组织对于团队的授权大小,组织的业务类型等。

高绩效团队的特点

除了上述五个基本构成要素,高绩效的团队还具有以下的一些特点。

◎ 相互的信任

每个成员对团队内其他成员的品行和能力都确信不疑,是高效团队的显著特征。而信任这种东西是相当脆弱的,它需要花费大量的时间去培养而又很容易被破坏。组织文化和管理者的行为对形成相互信任的团队氛围非常关键。如果组织崇尚开放、诚实、协作的办事原则,同时鼓励成员的参与和自主性,它就比较容易形成信任的环境。沟通、支持下属、尊重下属、公正无私、言行一致以及向下属展示能力,这些行为都有助于管理者在成员中建立和维持信任。

◎ 统一的承诺

成员对团队表现出高度的忠诚和承诺。为了使团队获得成功,他们愿意去做任何事情。成员对团队具有认同感,他们很看重自己属于该团队的身份。成员对团队目标具有奉献精神,愿意为实现团队目标而发挥自己最大的潜能。电视剧《亮剑》中的独立团骑兵连连长孙德胜,能够在全连只剩一兵一马的情况下,仍然发动正式进攻,就是这种奉献精神的表现。

◎ 良好的沟通

团队成员之间以他们可以清晰理解的方式传递信息,包括各种言语和非言语信息。此外,良好的沟通还表现在管理者与团队成员之间健康的信息反馈上,这种反馈有助于管理者对团队成员的指导,以及消除彼此之间的误解。如同一对共同生活多年的夫妻,高效团队中的成员也能迅速并有效地分享彼此的想法和情感。

◎ 充分的人际技能

高绩效团队的成员之间的角色是经常发生变化的,这要求团队成员具有充分的人际技能,即勇于面对并协调成员之间的差异。由于团队中的问题和关系时常变换,成员必须能面对和应付这种情况。成员之间有高度的相互作用和影响,因而易于调整彼此的关系。

◎ 有效的领导

高绩效团队的领导者能为团队建立愿景,指明前途,鼓舞成员的信心,帮助他们更充分地挖掘自己的潜力。领导者往往担任的是教练或后盾的角色,他们对团队提供指导和支持,而不是试图去控制下属。

◎ 内部与外部的支持

高绩效团队必须有一个支持环境。从内部条件来看,团队应拥有一个合理的基础结构,这包括:适当的培训,一套清晰而合理的测量系统用以评估总体绩效水平,一个报酬分配方案以认可和奖励团队的活动,一个具有支持作用的人力资源系统。恰当的基础结构应能支持团队成员,并强化那些取得高绩效水平的行为。从外部条件来看,管理层应该给团队提供完成工作所必需的各种资源。

◎ 成员的工作自主性和精神状态

在高绩效团队中,成员被分配了合适的角色,并对其工作具有一定的自主权。成员有较强的工作动机和良好的精神状态,充满自信和自尊。目前的一些非传统型企业实行灵活的工作时间制度,正是为了充分调动员工的工作自主性和精神状态。

团队的作用

组织在组建团队之前,必须明确组建团队的目的,团队只是手段而不是目标。作为组织与个体人员之间的特殊人群结合体,团队的功能主要表现在两个方面:一是更好地完成组织任务,二是更好地满足个体人员的心理需求。在完成组织任务方面,团队与传统的部门结构或其他形式的稳定性团体相比所具有的优点主要在于:

(1)它可以使不同的职能并行进行,而不是顺序进行,从而大大节省了完成组织任务的时间;

(2)当完成某项任务需要综合技能、判断力和经验才能时,团队明显可以增加个人产出;

(3)在应对不断变化的环境时,团队要比传统的部门或其他形式的固定工作部门更具弹性,反应速度也更快;

(4)它可以由团队成员自我调节、相互约束,促进员工参与决策过程,增强组织的民主气氛,并且削减组织中的某些中层管理职能;

(5)团队不仅仅可以使组织提高效率,改进工作绩效,还可以提高工作的满意度,因为团队加强了员工的参与度,提高了员工的技能,也促进了员工工作的多元化。

团队主要通过以下途径满足成员的心理需求:

(1)获得安全感。个体在团队中可免于孤独、寂寞、恐惧感等;

(2)满足自尊的需要。个体在团队中的地位,如受人欢迎、受人尊重、受人保护、承认他的存在价值等,都能满足个体自尊的需要;

(3)增强自信心。在团队中通过成员交换意见得出一致的看法,可使个体将某些不明确、没有把握的看法弄明白,从而增强自信心;

(4)增强力量感。个体在团队中与其他成员相互支持、相互帮助、相互依存,能使个人具有力量感;

(5)团队还可以成为进行有效信息沟通的窗口。在团队里,人们可以利用各种正式和非正式渠道,互通信息、交换情报,沟通与各方面的联系;

(6)团队还能协调人际关系,促进成员之间的相互激励。团队可以有针对性地做好成员的思想工作,化解隔阂和矛盾,促进成员间思想和感情的交流,激发成员你追我赶,奋发向上,团结互助完成组织目标;

(7)团队还有制约个体行为的功能。有关心理学家的研究指出,改变个体的不良行为,如果单纯从个体出发,往往效果不佳。要改变一个人的行为,可以借助于团队的影响和压力,从外在舆论、环境上改造人的行为。

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