浅谈邮件合并功能在行政审批工作中的应用
【摘 要】在制作行政文书时，如果用逐项粘贴的电脑操作方法来完成，会因信息量大而造成易出错的结果。本文通过实例分析，简要介绍了邮件合并的方法及意义。
【关键词】行政审批；行政许可文书；邮件合并功能
邮件合并功能最初是在批量处理邮件文档时提出的，首先要建立两个文档：一个包括所有文件共有内容的主文档（邮件文档）和一个包括变化信息的数据源（如Excel表、Access数据表等），然后通过合并在主文档中插入变化的信息，从而批量生成需要的邮件文档，大大提高工作效率。
1 在行政审批工作中出现的问题及分析
以行政许可文书为例，其主要是由两部分组成，分别是行政许可文书待发信息表和行政许可文书模板。工作人员通过复制待发信息表中的相关信息，粘贴到行政许可文书的模板中制作行政文书。它具有如下特点：
（1）行政许可文书待发信息表存储的信息是在Excel电子表格中，每条信息对应的标题项都是相同的。
（2）行政许可文书模板是Word文档形式的。
（3）需要把Excel表格中的信息逐条复制粘贴到Word模板中。
（4）每条信息生成一份Word文档，然后再分别打印出来。
（5）Excel表格的标题项和Word模板内容项是相同的。
由于数据量庞大，重复劳动多，这种逐项粘贴的方式不仅浪费时间和精力，而且容易产生错误信息，更降低了工作效率。
根据以上特点和缺陷总结出，如果Word模板能直接读取Excel表格中的信息，然后自动生成行政许可文书，并可逐条打印，不需要再生成多份Word文档，这样就会大幅度地提高工作效率。
2 运用邮件合并解决以上问题的方法
通过摸索和研究，发现Office 2007办公软件中的Word2007提供了一项强大的数据管理功能——“邮件合并”，通过邮件合并，能轻松、准确、快速地完成行政许可文书的制作工作。
邮件合并的三个基本过程：
2.1 建立主文档
2.2 准备好数据源
2.3 把数据源合并到主文档中
把前面两件准备工作都做好之后，就可以将数据源（行政许可文书待发信息表）中的相应字段合并到主文档（行政许可文书模板）的内容项中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数，下划线中的内容就是行政许可文书待发信息表各个字段对应的内容，整个合并操作过程可通过“邮件合并向导”进行操作。
3 利用邮件合并改进行政审批工作方法的意义
3.1 提高工作效率，缩短办公时间
以食品类的行政许可决定书为例。食品类的行政许可决定书按照产品大类分为食品和食品相关产品的行政许可决定书。每批食品相关产品的决定书有10条左右发证企业信息，食品的决定书有20-100条不等，一份决定书大概有20个空格需要填写，每次用复制粘贴的方式制作一张决定书需要3分钟，如此算来最少30分钟，最多300分钟，即5小时。而在实际工作中，打印文书并非是工作人员唯一的工作职责，他们往往还有其他事情要做，所以不可能只用5小时完成。而使用邮件合并功能，1分钟就能全部完成（不管有几条发证信息，只要运用邮件合并操作功能，都能在1分钟内完成）。因此寻求便捷的工作方式来提高正确效率，缩短办公时间是非常必要的。
3.2 只要模板和数据源正确，可以保证100%正确率
用邮件合并方式制作行政许可决定书可以达到100%的正确率，但前提条件是模板格式和数据源信息必须正确无误。邮件合并方式是按照拟好的程序进行机械化操作，只要数据源正确，生成出的文书也会正确。
4 结语
行政审批工作的特点是类别单一事务繁杂，但工作内容与百姓生活息息相关，因而在工作中如何寻求和总结好的工作方法，如利用邮件合并来解决行政许可文书的生成就是一个很好的实例，提高工作效率是尤为重要的。
【参考文献】
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[2]张俊英.浅析Word邮件合并的应用[J].科技创业，2009.
[3]谷惠敏.邮件合并在学生成绩管理中的应用[J].硅谷，2010（08）.
[责任编辑：刘帅]