会议如何做好宣传

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如何做好会议宣传不仅是一个会议成功举办的重要环节，而且能为会议活动树立良好形象。在日常宣传活动中，人们往往认为只要把宣传内容提供给越多的媒体，宣传效果就会越好。实则不然，一些会议主办方和公关公司在组织一次会议活动时，都希望通过精心的策划，旨在达到特定的宣传目的。而策划内容一般包括会议宣传的主题，邀请的媒体，宣传形式，提供给媒体的材料，以及如何选择发布的时机等。

近年来，随着社会经济的不断发展，逐渐带动了商业交流、学术研究等活动的日益密集。围绕这些会议活动的相关服务也越来越专业化，宣传推广、会议邀请，会场服务等被逐渐细化。其中，在媒介日益多元的时代，如何做好宣传在会议活动的策划中也越发显得重要。为此，本期杂志围绕“会议如何做好宣传”这一话题，特组织了沙龙活动和业界同仁进行交流和探讨。以下我们精选了此次沙龙上的部分发言结成此篇，以雍读者。

会议宣传，媒体该如何筛选和运用？

中国国际科技会议中心会议处市场开发部部长王宇认为：“根据切身的实际经验，我觉得目前从大方面来说，会议活动应该分两大类，一是社团和学术类会议，第二就是公司、企业类会议，这两类会议在宣传方式和投入方面都是不一样的。

以学术会议为例，学术会议就是学术交流为主，参会的代表主要都是研究院所、高校、学术机构。从宣传来说，学术会议在召开之前会有一个官方的会议通知，该通知会下发到各个学会，再由学会把会议通知分发给下面分会，这个过程本身就是一种宣传模式。每种会都有不同的宣传渠道和方式，从传统的学术会议来说，基本上就是发通知。

另外，每个学会还有自己的期刊，每个会议活动在自己的期刊上的相关报道也是宣传的一种，所以说每种会议在宣传上都有自己的固有渠道。

那么，如果是一个商业会议或者科普活动以及展览活动，可能就需要更多的是人气，这些观众不仅仅是专业观众，还有可能是一些普通市民等。那么他的宣传力度就需要‘铺天盖地’，只要你感兴趣，只要你可能来，那我就给你宣传。通过车身广告、平面广告、户外广告、电视广告等不同形式传递给不同的受众。”

北京博乾国际会展服务有限公司总经理白正玄表示：“在新时代，会议的主办单位、公关公司、学会、协会和媒体的合作将会逆转。因为随着互联网的发展，在传统媒体做宣传已经无法满足当前的需求，‘自娱自乐’的会议时代已经不复存在了。我们在选择媒体宣传时，更加注重创新性、互动性以及体验性，比如目前一些新兴的新媒体。各种媒体宣传只是一种平台，我们企业要有一种新的认识，就是把自己的实力和品牌打出来，用自身的影响力去做宣传才会有最好的效果。”

中国医药生物技术协会主任田洪鉴提出：“医药类会议和其他种类的会议不大相同，他需要专业的知识和专业的人群，这就要求在会议宣传方面要选择专业的媒体，对准专业的客户群体。

我们协会在办会过程中首先还是以电话、发邮件为主，通过自己的专业委员会，然后转发给自己下面的会员。其次是我们把宣传稿件发给各省市医药口的协会，这种形式到目前依然是比较普遍的。较之前有所变化的是，由以前的信函、传真过渡到了互联网时代的电子邮件、官方APP以及微信朋友圈，大大提升了宣传效果。”

中国物流与采购联合会医药物流分会副秘书长杨春光同样认为：“虽然我们的会议更商业一些，相对于专业的学术会议我们的参会成员都是一些物流协会。但是宣传模式也比较单一，发邮件、微信和网站是必备的渠道，这是最核心的形式。其他的媒体宣传都只是一个辅助的形式。”

“北京雁栖湖国际会展中心作为重要的会议场地，平时会承接很多的会议，包括国际性的会议、政府型的、商业性会议以及娱乐文化性的会议活动。在宣传方面，我们将企业自身的微信公众账号、微博公众账号作为重要的推广渠道和桥梁。除此之外，我们也会和业内的知名媒体合作，杂志、报纸、网站作为推广宣传的重要平台。”北京雁栖湖国际会展中心高级市场经理马少静介绍说。

“协会可能和其他办会机构不大一样。首先，协会自己举办的会议会通过自己的微信公众账号、微博、协会官网发布的宣传比较多一些，协会内部有专业刊物；其次，协会有自己的优势，可以通过自己的兄弟协会做一些宣传；再者，通过行业媒体资源互换的方式发布一些。同时，一些大型活动往往和政府合作，由政府支持，宣传渠道就宽了。在目前新媒体时代，我们希望通过微信群传播更好一些，也会和行业刊物、同行机构合作。值得注意的是，社团组织不太重视会议的宣传，在宣传方面是一种被动的状态。”中国食文化研究会民族文化委员会副秘书长白雪表示。

艾威联合旅游顾问有限公司市场经理芦贝姿提出：“我们在做会议方面的宣传时，首先会考虑行业内部的传统媒体，因为他们有行业基础和实力，有专业的受众及专业的方式。”

寻求会议宣传最佳投入产出比

宣传的投入并非越高，效果就越好，有时候较大的投入，未必就一定有较大的收益，这其中大有文章可做。如何充分利用媒体资源的整合优势，寻求宣传的最佳投入产出比，值得交流和探讨。

不少大型会议为了能引起所谓轰动效应，多选择在报刊上做整版的宣传广告，这种方式在一定时段的确能产生较好的效果。但是，事实上会议活动不可能持续在报刊上做很长时间的广告，一年之中往往也只有几次而已，这样一来就难免会造成相当一部分参会者无缘见到会议相关的宣传动作。另一方面，长期的宣传也会造成广告费用一路攀升，无疑增加成本支出。这种并非效果最佳的宣传模式，在会议管理日益精细化的环境下，显然要因时而变，另辟蹊径。

中国国际科技会议中心会议处市场开发部部长王宇认为：“学术会议在投入力度上不是很大，因为学术会议里又分系列会议（如各个学会、协会每年要开的会或者每两年要开的会，有固定的日期，每年都要开，所有的会员都会知道，这个会在每年的具体某个时候召开，提前做好准备即可）还有承接的国内和国际上的系列性会议，这样的会议，参加的人员比较固定，他们有专业的检索系统，有些高校的学生是要拿这个学分的，这种会知名度已经起来了，大家都会积极参加的，所以不用做太多宣传。

在宣传效果评估上，没有一个统一的标准，都在谈宣传，无非是在谈受众对一场会议是有什么样的看法，这也和人们对媒体以及他接收信息的渠道和方法是有直接关系的；如最先的电视广告，后来有了报纸，大家都相信报纸上的广告，包括现在的网站、杂志，大家为了宣传都在找一个合适的平台和方式，其实大家都觉得广告铺天盖地是最好的，因为覆盖面宽，但是我们回归到一个会议的宣传，一个会议正真做到的会议预算到底有多少，其实我们很难做到这样的效果。

除非是一些政府或者政府主导型会议，如博鳌论坛，APEC会议等能让汽车限流，一般的会议谁能做到，如杭州旅委为了一个做杭州市的宣传，把广告打到美国时代广场上，所以他的宣传力度不仅仅是在一个会议上，而是在整个城市的品牌形象上。所以一个会议的投入力度有多大，可能真的看主办者本身想达到什么样的效果。学会和协会他不用花多钱，就能够起到很好的宣传效果。另外一些企业会议和公司会议，他们的宣传力度肯定要大一些，因为他们不仅在宣传这个会议，更多的是要宣传自己的公司。”

中国医药生物技术协会主任田洪鉴提出：“宣传投入总体来说就是人力、物力、财力，就会议本身来说，宣传投入力度都不是很大，他只是这个环节中的一小部分。当宣传成为一种服务的时候，他的力度可能就大了。不管是参展商有这方面的需求还是赞助商有这方面的需求，当他们有这方面的需求时，在这方面的投入所占比例就会增大，宣传不应该只是会议的事，更应该把他看作是会议服务的一部分。这就要求在会议活动设计中就应该考虑进去的思想。”

中国物流与采购联合会医药物流分会副秘书长杨春光认为：“如果你单从会议方面说投入，可以说是微乎其微的，只是个别的时候有一些投入，如果有客户需求的话 ，我们才会发一些会议报告，我觉得有时候更多的是一种效果，这个效果更多的是拿给客户看的，是给一些赞助商、一些企业看的。如果说真正的效果，我们可能采取自媒体的效应，只是把我们的专业信息传播出去。效果这个东西很难直接的衡量。如真的能够完全统计出得到了哪些实际效果，真正对会议由价值是很难评估的。”

北京博乾国际会展服务有限公司总经理白正玄说：“不同会议的投入也不尽相同，如一些医学会议投入很少，请一些知名的医学专家，一些企业直接就跟着来了，所以学术会议方面的还是专家的演讲内容为主。而展会方面在做宣传的时候，包括微博宣传，无非就是给参展商，赞助商一个交代；我们做了什么，宣传只是说明会议的档次，给大家一个交代，仅此而已。”

海洋国际旅行社有限责任公司总经理刘春梅表示：“宣传投入的大小是通过宣传效果有所体现的，你想要达到什么样的宣传效果，那就决定着你怎么去投入。我们理想化的宣传效果是想要推出这个会议的品牌还是热点事件，还是希望他有一个更持久的关注度，和爆发点，这之间都是息息相关的。想达到的效果不同，宣传的投入也就不同。目前来讲，会奖行业我主张轻投入、小成本的理念，以此达到我们想要的好的效果和方式，资源置换、媒体置换、以及跨行业合作的模式都是可取的。”

艾威联合旅游顾问有限公司市场经理芦贝姿表示：“在媒体投入上，我们的力度不是很大，一般是资源的置换。如新闻稿件的发布，对于一些我们举办的老牌会议来说，我们还是通过我们自身的宣传平台，所以说是自媒体。我们通过微信报名、微信传播、微信互动，更好的使会议达到好的效果。”

编辑说：

媒体，顾名思义，就是人与人之间实现信息交流的中介，简单的说就是信息的载体，也称媒介。宣传也可以称之为信息传播，意义就是在于利用各种载体将发布者的信息传递给接收者。

在谈及会议如何选择媒体之前，我们先熟悉一下传播媒介有哪些？由最先的文字传播（借助纸张为载体），到近代的电话、电报、传真、报纸、杂志、期刊、商函、海报等，随着时代的进步和发展，再到今天的电视、广播、电影、网络、电子邮件、微信、微博以及新兴的自媒体等。

随着互联网时代的快速发展，媒体的种类、形式、宣传途径以及宣传方式都在悄然的发生着变化。在做一场会议活动时，面对眼前的纸媒、电视媒体、网媒以及新兴的自媒体等宣传途径，我们该如何选择？

有业内人士表示，一场会议活动要想达到好的宣传效果，媒体的选择不是草率盲目的，要遵循以下几个步骤：

1、确定宣传目标。任何一项活动的宣传，首先要有一个明确的目标，即想达到怎样的效果。只有这样才能明确的选择电视媒体、纸媒、网媒还是微信和微博。

2、确定目标客户。宣传对象是我们的目标客户，只有针对合适的受众群体，才可能收获理想的效果。不同媒体具有不同的受众，所以，你是选择时政媒体、行业媒体、时尚媒体还是娱乐媒体，关键要看你的目标客户。

3、了解受众的习惯。一次宣传活动的成功不在于你选择了哪家媒体，而是客户喜欢哪家媒体的宣传效果。受众的审美习惯及阅读习惯，决定了你选择宣传途径的关键。

4、媒体的价格。天下没有免费的晚餐，所谓宣传就是要有资金支持，不同的媒介宣传价格不同，因此宣传方首先要考虑宣传需要的费用。从企业或者会议活动的主、承办方来说最理想的当然是拿最低的资金投放达到最大的宣传效果。

所谓天时、地利、人和三者很好的结合才能碰撞出奇迹，会议活动选择媒体也同样需要详细策划，而非轻易决定。好的宣传可以为会议活动增光添彩，可以使其获得超乎想象的效果。我们也希望通过好的宣传策划和好的宣传途径使会议活动得到最大价值的展现。通过到会的业内人士的共同交流和探讨，会议得到了大家的广泛认可，由于杂志版面有限，选取观点角度不同，此次仅刊登了部分参会嘉宾的看法和观点。

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