班轮公司集装箱设备交接单操作流程优化

在世界经济进入新常态及航运市场低迷的背景下，班轮公司积极寻求降本增效之策。集装箱设备交接单（Equipment Interchange Receipt，EIR）是班轮公司、货方、码头堆场、集装箱货运站之间交接集装箱的重要单证，其操作流程直接影响班轮公司的运营成本和效率。本文以全球十大班轮公司之一的X公司为例，针对传统纸质EIR操作流程存在的不足之处，基于清除、简化、整合、自动化等流程优化法以及条形码和二维码等技术，提出EIR无纸化操作流程，从而为班轮公司实现降本增效提供思路。

1 班轮公司EIR操作流程优化的影响因素

（1）港口信息化水平 如果港口拥有公共信息平台，能够为物流信息化提供技术支持，则班轮公司可利用港口公共信息平台实现EIR操作流程优化；如果港口没有公共信息平台，无法为物流信息化提供技术支持，则班轮公司只能通过自有的信息系统推进EIR操作流程优化。X公司的航线网络覆盖全球，挂靠港口的信息化水平参差不齐；因此，其必须通过加强自身信息化建设，才能为EIR操作流程优化提供技术支持。

（2）数据流转方式和路径 传统纸质EIR流转存在单向、滞后的缺点，导致操作效率较低、物流成本较高且客户体验较差（见图1）；相比之下，EIR电子数据双向交换具有实时更新、准确率高、可控性强等优点，有利于提升操作效率、降低物流成本及改善客户体验。

2 班轮公司EIR操作流程优化方案及实施步骤

2.1 优化方案

为确保公司日常运营不受影响，X公司采用清除、简化、整合、自动化等流程优化法，稳妥、渐进地推动EIR操作流程从有纸化向无纸化转变。

（1）清除不必要的操作环节。EIR无纸化操作流程取消传统纸质EIR操作流程下的预借、核销和保存等环节，避免手工重复录入数据，缩短客户排队等待时间。

（2）简化操作流程。在EIR无纸化操作流程下，EIR的发放、传递和接收均以电子数据的形式进行，操作简便易行。

（3）整合放箱流程。在EIR无纸化操作流程下，班轮公司的放箱操作以集装箱管理信息系统（以下简称“箱管信息系统”）数据为依据，通过比对EIR电子数据与箱管信息系统数据进行放箱操作校验。

（4）实现数据采集和传递的自动化。在EIR无纸化操作流程下，通过电子数据交换系统，实现EIR数据和集装箱动态信息的自动实时更新。

2.2 实施步骤

首先，全面推行条形码技术。从系统更新要求来看，采用条形码技术后，现有系统只要增加电子数据交换功能，即可实现EIR数据的批量发送和收取，从而提高数据传输的准确率和效率；从单证形式来看，采用条形码技术后，仍然保留纸质EIR（A4规格），仅在相应场所增加扫码器，对原有操作的影响不大，易于被客户接受，从而为后续全面实现EIR操作流程的无纸化奠定基础。

其次，逐步推行二维码技术。待条形码操作流程理顺后，逐步推行二维码技术，从而全面取消纸质EIR，使EIR数据的线下定期反馈转变为在线实时反馈，实现对集装箱的实时监管。

最后，调整箱管信息系统架构。除提高数据传输的准确率和效率外，二维码技术还能实现数据校验功能。箱管信息系統在每个操作节点都要进行数据校验，如果EIR电子数据与箱管信息系统数据不符，则系统拒绝后续操作，从而使班轮公司从被动的数据接收者转变为主动的数据确认者，并实现从结果控制向过程控制的转变。调整后形成的在线模式下的箱管信息系统架构如图2所示。

3 班轮公司EIR操作流程优化难点及对策

3.1 系统改造难点

X公司采用全球化的运营管理系统，系统内各功能模块相互关联，对其中某个功能模块的改造往往会影响其他功能模块的运行；因此，必须谨慎实施系统改造。前期条形码技术改造对系统调整的要求不高，目前已完成系统更新，并正在进行测试和完善；后期二维码技术改造涉及箱管信息系统架构调整以及其他相关功能模块更新，影响范围广，改造难度大。

3.2 系统应用难点

（1）报文格式和代码标准不统一。在EIR无纸化操作流程下，相关方通过各自系统接收、转化、发送EIR电子报文。目前常用的EIR电子传输报文格式有交通运输部报文格式和XML报文格式，加之EIR流转相关方的系统代码标准各异，导致电子报文转化工作复杂。建议尽快统一EIR电子传输的报文格式和代码标准，以减少电子报文转化工作，提高信息共享效率，为EIR无纸化操作的推广应用打下基础。

（2）对系统运行的稳定性要求较高。EIR无纸化操作的涉及面较广且数据传输量较大，为确保系统稳定运行，各相关方应当加强业务协调，并及时处理异常情况。建议在网上保留可供打印的EIR文件，以便在特殊情况下提供纸质凭证。

3.3 系统推广难点

（1）市场接受度有待提高。二维码技术的应用能够提高EIR流转效率并降低操作成本，因此，相关方乐于接受并配合测试；但就实际操作人员来说，由于每个人的操作习惯不同，加之业务能力参差不齐，面对原有操作模式的改变，难免有人会产生抵触情绪甚至消极怠工。对此，班轮公司在优化EIR操作流程时，应当遵循简单易学的原则，在通过推介会等方式进行推广的同时，积极听取实际操作人员提出的意见和建议，力求提高系统的友好性和可操作性。

（2）港口操作习惯和信息化发展水平不一。在尊重港口操作习惯的前提下，对于信息化条件成熟的港口，可逐步调整现有的EIR操作流程，通过应用二维码技术，实现EIR无纸化操作；对于信息化条件尚不成熟的港口，可暂时维持现有的EIR操作流程，并逐步推进信息化建设，为二维码技术的应用以及EIR无纸化操作创造条件。

（3）电子数据取证难度较大。虽然电子数据作为各方当事人的真实意思表示具有与书面文件同等的法律效力，但其取证难度较大。电子数据作为证据需要符合以下条件：第一，经过法定程序公证证明；第二，各方当事人均认可；第三，经过专业鉴定；第四，未被修改、攻击等。建议班轮公司在实施EIR无纸化操作前，与相关方签订书面协议，就电子数据的保存、认定等事项作出约定。

4 班轮公司EIR操作流程优化效果评估及改进措施

4.1 效果评估

4.1.1 操作效率提高

人工录入纸质EIR数据的平均速度为/份，而通过条形码或二维码技术扫码录入EIR电子数据的平均速度为/份，操作效率大大提高。X公司每月在某港口的EIR操作量约份，其实施EIR操作流程优化前后的效率对比见表1。

4.1.2 运营费用降低

首先，EIR单证费降低。按X公司每月在某港口的EIR操作量份计算，在采用六联单或三联单的情况下，EIR单证费为20元/份，每月EIR单证费合计72万元；在采用条形码技术的情况下，EIR单证费为0.04元/份，每月EIR单证费合计元；在采用二维码技术的情况下，由于完全取消纸质EIR，此项费用为零。

其次，租箱费降低。集装箱在某港口从进口到出口的正常周转路径为港区出场―堆場进场―堆场出场―港区进场，涉及4次EIR操作。X公司集装箱船队运力约158万TEU，箱位比约1.45，则其持有的箱量约229.1万TEU。假设X公司持有的集装箱均为租赁箱，按租箱费率6元/（TEU€穌）计算，在采用六联单或三联单的情况下，每次周转产生的租箱费合计约15.3万元；在采用条形码或二维码技术的情况下，每次周转产生的租箱费合计约元。考虑到X公司的集装箱频繁地在世界各大港口周转，其每年因EIR操作流程优化而节约的租箱费相当可观。

X公司在某港口实施EIR操作流程优化前后的费用对比见表2。

4.2 改进措施

（1）提高系统兼容性。由于各港口的操作习惯和信息化发展水平不一，X公司在优化EIR操作流程的过程中必须循序渐进，不能采取“一刀切”的模式。在系统开发上，应确保系统兼容传统纸质操作模式、条形码操作模式和二维码操作模式，以满足不同港口的操作需求，确保公司业务正常运行。

（2）加大系统推广力度。系统更新必然伴随着公司内部固有操作流程和权责分配机制的改变。除通过行政指令推动系统上线外，X公司还应当增强员工的信息化意识，通过强化自上而下的执行力，确保按计划实现各优先级和各阶段性目标，并针对出现的问题对系统加以完善。建议通过实施有效的激励机制鼓励全体员工参与并推动公司信息化进程。

（3）评估信息化投资效益。在公司整体的信息化进程中，需要加强对信息化投资效益的评估，以平衡信息化建设的投入与产出，确保公司可持续发展。

（编辑：张敏 收稿日期：2017-06-29）

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