电子文件的归档管理初探
【摘 要】现代信息技术的快速发展，使我们进入了信息化的时代，而越来越多的信息资源也被用电子形式存储，这就为档案带来了全新的载体形式。如今，电子文件已经成为档案管理工作中的重要对象，所以，利用现代的信息技术、采用新样的管理模式，来对电子文件进行合理的管理与保护，成为档案管理工作中备受关注的一点。本文便在了解电子文件特性的基础上，就电子文件的归档和管理进行了探索。
【关键词】电子文件；归档；管理；文件归档
现代信息技术的飞速发展使大量的电子文件产生，从而影响了传统的档案载体形式，文档的形式逐步由纸制载体转变为电子载体。而这些又引起了档案管理模式的转变。电子文件的产生改变了人们在传统观念中对档案的理解，也使传统的档案管理方法逐步转化为现代化的档案管理方法。由于本文是针对电子文件的归档和管理进行的探索，那么首先我们就要了解电子文件的特性。
一、电子文件的基本特性
所谓的电子文件，就是可以被计算机系统识别、处理，而且可以在网络上进行传送的文件。另外，电子文件一般被计算机系统按一定的格式存储在磁盘、光盘等介质上。曾经有学者说电子文件的产生改变了传统观念中人们对档案的理解，包括对档案的形式、特性和意义等的认识。那么，电子文件有哪些特性呢？
（一）信息与载体的可分离性
电子文件的信息是没有固定载体的，也就是说电子信息载体是可以变化的。电子信息的内容可以通过网络在不同的计算机中进行传递，并且信息内容不会有任何改变，而电子信息内容同时也可以复制在硬盘、磁带和光盘等不同的载体中并用于转送。
（二）信息的易变及不稳定性
事实上，电子文件信息存储在系统中后，仍然很容易被更改或损坏，并且难以还原，连痕迹都难以寻觅。毕竟在文件的处理、复制和传输过程中，无论是人为操作的失误还是病毒入侵，都可能使电子文件信息的存储出现问题。
（三）信息对设备的依赖性
关于这一点非常好理解，电子文件依赖于计算机系统，需要计算机才能被识别并利用。
（四）电子文件的归档
简单来说，电子文件的归档就是将电子文件从计算机或网络存贮器上复制到便于长期保存的介质上的过程。当然，需要归档的电子文件都是经过筛选鉴定的有价值的文件。
（五）电子文件的归档范围
前面已经说过，需要归档的电子文件都是经过筛选鉴定后确定有价值的，而这些有价值的信息可以是各系统生成的文本、图形、图像和数据，甚至可以是音频等。
（六）电子文件的归档要求
电子文档的归档要确保真实性、完整性和有效性，所以要注意定期把符合归档条件的电子文件移交到档案，并要结合相应的信息技术进行处理。
二、对电子文件的归档管理
我们都知道，电子文件对于计算机系统是有很强的依赖性的，所以在对电子文件做归档管理时，就需要借助计算机来实现，而这对于那些对计算机操作并不太了解的人员来说，就是个不小的的挑战。因此，档案管理工作必须顺应相关应用技术的潮流，不断更进内部的计算机一级人员的网络技术，积极做好电子文件的归档管理工作。而要做好电子文件的归档管理工作，就要先做好以下三点工作。
（一）正确选择电子文件的归档方法
合理的归档方式是电子档案管理工作中的重点。通常情况下，利用磁盘采集数据容易影响文件的可读性，甚至产生数据丢失这种情况。所以这个时候，最方便安全的方式便是采用网络移交，然后利用光盘等长久载体进行存贮了。
采用这种电子文件归档方法首先要借助计算机信息管理网络，并在此基础上建立起电子文件归档的传递系统。这样业务管理部门在挑选出重要的文件后，就可以由信息管理部门统一进行电子文件的格式转换，并传上网络。这是归档最重要的一部分。而对于那些具有保存价值，却并没有被输送到计算机信息管理网上的文件，可以由文件形成部门进行整理，然后向档案部门进行传输。然后，要明确由计算机信息管理部门和档案管理部门一起负责电子文件的归档工作。由计算机信息管理部门负责电子文件信息的汇集以及重要文件的筛选，并对具有保存价值的电子文件进行归档工作。而档案管理部门就负责已归档的电子文件的管理工作。
（二）建立并健全电子文件的归档制度
由于电子文件的归档管理工作相较于纸质文件的归档管理工作起步较晚，所以，纸质文件归档工作的规章制度中有一些是可以借鉴的。毕竟纸质文件的归档管理工作培养了一支稳定而富有工作经验骨干队伍。由于纸质档案归档人员已经在多年的与档案部门的合作中建立了十分稳定的业务关系，所以在开展电子文件的归档工作时，为了组建一支强有力的管理队伍，可以依靠原纸质档案归档工作的管理人员经过学习和培训来组织。
在电子文件的归档管理工作中，由于其所涉及的问题十分广泛，所以受制约的因素就比较多，在这种情况下，如果只依靠档案部门来进行管理的话是非常不现实的。所以我们可以建立电子文件形成部门、档案管理部门以及计算机信息管理部门相互合作电子文件归档管理体系。其中，电子文件形成部门要熟悉各项管理业务，对电子文件的规律和联系有深入了解；档案管理部门则要掌握电子文件归档的原则和方法，同时需要了解本单位档案管理的实际情况；而计算机信息管理部门是管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档管理工作中处于十分重要的地位。所以，三个部门相互合作，共同努力，一定可以高质量地完成电子文件的归档管理工作。
（三）电子文件和纸质文件归档的必要性与适时合一的可能性
由于印章和签署是文件生效的主要标志， 在现代技术条件下， 对具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性以及电子文件修改的需要， 有必要将重要的电子文件制成拷贝存档， 以确保数据的安全性。目前， 电子文件、纸质文件转化是档案一般采用的“ 双轨制” 。即归档内容形成纸质与磁盘两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案， 归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表中注明相应的电子文件编码及存放地点， 同时， 在电子文件归档目录或备考表中注明相应的纸质文件档号及存放地点， 以便利用时相互参考。
（四）坚持技术与管理并重的原则
现代信息技术的发展和应用有力地支持了电子文件的归档管理工作，但现代信息技术本身的不完善性也使电子文件的安全性成为一大问题，因此，要想强化电子文件的归档管理，就必须坚持技术与管理并重的原则，保证电子档案信息的安全性。
1、为了保障电子文件归档后的信息安全，就需要我们树立科学的文档管理理念以及严格的相关管理制度。而建立完整的、科学的电子文件归档管理制度，就要从电子文件的形成、鉴定、归档和安全保障等流程进行一一规范，建立各项法规制度，结合单位实际情况，确实保障电子文件的归档管理有法可依，有序进行。
2、现代信息技术的应用可以确保电子文件归档后的信息安全，是档案安全方面的一把利剑。所以在电子文件归档的管理过程中，要积极学习应用现代信息技术，并以此研发出完善而实用的电子文件信息管理系统来，以便对各项电子文件进行实时的捕获、监控和归档。这样不仅可以确保电子文件在归档后的信息安全，也可以确保电子档案信息的真实性、完整性以及有效性。
3、由于电子档案存储载体极易受到环境的影响，其使用寿命远远比不上纸制档案的寿命。所以，在电子文件的归档管理中，一定要注意对电子档案载体进行定期的检测或者拷贝。另外还要确保随着存储脱机载体的软、硬件的升级与换代。
4、在电子文件的归档管理中，一定要注意“双轨制”归档。我们已经知道了电子文件的载体是不稳定的，而现代信息技术统一具有不稳定性，所以在电子文件的归档中还要注意将重要文件制成纸制文件进行归档保存。
总结：
如今，电子文件已经成为档案管理工作中的重要对象，所以，利用现代的信息技术、采用新样的管理模式，来对电子文件进行合理的管理与保护，成为档案管理工作中备受关注的一点。电子文件的产生已经改变了人们在传统观念中对档案的理解，也使传统的档案管理方法逐步转化为现代化的档案管理方法。而本文在了解电子文件特性的基础上对电子文件的归档和管理进行的探索，就是希望在电子文件的归档管理问题上为大家提供帮助。
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