工业设计院内控管理建设探讨

摘 要：文章就目前国内工业设计院的管理模式、现状以及其出现的问题进行分析探讨，针对存在的问题，提出了实施工业设计院综合控制管理系统的必要性，简要介绍了其实施要求与策略，为工业设计院进行内部控制综合管理建设提供参考依据。

关键词：工业设计院；内部控制管理；实施内控管理系统

伴随着改革开放的不断深入，市场竞争的不断加剧，我国工业设计院也面临着严峻的国际竞争环境。但是我国大多数工业设计院还沿用一般的质量管理体系和内部控制的经营管理模式，其过于通用的模式和高度的集权阻碍了对市场的快速反应，同时，对于经营效益而言也是存在很多的不利。目前，还有多数工业设计院处于新的转型阶段，开始重视管理水平和技术水平的提高来应对市场竞争，提高经营效益、降低风险。从设计院的組织机构、管理模式、战略意识等方面看存在着思想理念落后、模式简单、信息传递阻碍等各种困扰。我们知道，管理体制是否合理直接影响到企业的生存和发展以及信息技术的高效利用和拓展，其为各领域的管理提供了很多方便和效益。综合内部管理控制在工业设计院的推广应用，能够提高设计院的转型范围的拓展，规范设计院的内部管理体制，提高其经营管理水平和技术管理水平，增强企业生存和竞争能力和创造高效益。

一、目前工业设计院管理现状及其存在的问题

（一）管理现状

按照建设行业的规定和标准制度的规定，现在绝大多数的设计院已经取得质量认证书，有一套完整的质量管理体系且运行正常。工作程序也按照质量手册和程序文件严格执行，例如图1所示。

（二）存在的问题

1. 内部控制管理不全面

在实际工作中内部控制的执行力度不够，合同的评估、风险的预测和可控性、预算的准确性、成本管理等财务管理理念和措施不到位。没有体现内部控制管理带来的全面性、重要性、制衡性、适应性、成本效益性，从而造成内部管理有漏洞和空白点，控制得重点不明显较分散零乱，各部门相互制约性不够，因各项资源的分配不合理造成浪费效益得不到提高，产值、薪酬分配时相对的公平没有体现，影响人才的积极性和创造性。从而阻碍企业文化建设和各种资源的积累。

2. 质量管理工作不到位

目前的内控管理和综合信息管理利用系统虽然将质量管理体系与设计工作综合考虑，但在实际工作中，没有得到严格的贯彻执行，很多与质量管理相关的工作出现滞后甚至造假，比如质量记录等表格的填写与管理等，不能准确、真实反映设计工作情况。设计人员大量的图纸资料、咨询报告、电子文件没有得到有效的统计、存储管理，缺乏合理的版本控制和有效记录，另外，对于设计专业人员以及项目背景资料的统计管理较为混乱，无法进行知识的延续与传递。进一步影响到企业其他相关部门和程序的管理和执行。

3. 进度管理不完善

在设计院的整个经营过程中，需要大量的数据提供支持，但是目前的管理工作无法精确统计这些关键数据，不能为管理决策提供支持。同时，在设计工作中，相关人员的沟通协调不到位，使得出现脱节等现象，严重影响工作效率。另外，对于项目进度来言，无法进行精准的查询与控制，不利于项目的正常开展和人力、物力资源的节约利用。

二、结合实际对院管理的建议

（一）战略方面

目前部分设计院的战略目标存在缺乏全过程理念，现针对这种问题，我们应该把贯穿决策、执行和监督全过程，覆盖企业的各种业务和事项作为设计院的指导思想来开展，同时关注重要业务事项和高风险领域。逐步实现全过程、全员性控制，不存在内部的控制空白点。同时，综合评估内部人力资源、技术经验、管理体制、以及自身的盈利能力，制定科学适用的发展战略，然后将其贯彻执行。值得一提的是，管理信息系统子战略规划中有着重要作用，能够及时提供准确数据来辅助战略决策的制定，同时能够有效推进执行过程，提高工作效率。

（二）市场观念方面

设计院从上至下需要建立质量、服务、成本方面的市场观念。只有确立了这样的意识，才能充分调动人员的积极性，共同努力实现企业的战略目标。同时，加强市场意识 能够帮助设计院开展优化工作流程的工作。把效益作为工作的核心内容，其他工作作为实现效益的环节，逐级进行梳理安排，优化设计流程。另外，为了增强市场意识，需要领导岗位有充足的信心与决心，制定科学的项目绩效目标，在实际工作中及时兑现，强化所有人员的服务意识、质量意识、成本意识，增强责任感，同时调动充沛的工作热情来完成设计院的战略目标。

（三）管理模式

我们知道管理模式需要根据企业自身发展需要来制定。一直以来，效益、效率、秩序是我们追求的管理目标。在以往的工作中，秩序作为主要的管理方向，制约了效益与效率的发展。在市场化竞争日益激烈的今天，设计院应将效益摆在企业管理与发展的首位，效率与秩序作为效益的有效保障进行战略规划。通过制定科学有效的管理制度来确保工作的效率与秩序，从而提升设计院的经济效益。制定管理制度时，需要我们通过绩效管理工具进行工作流程的分析，确定绩效管理的指标。在树立确立以及固化管理制度的过程中，管理信息系统的优点彰显出来，能够运用信息技术处理管理方面的一些问题，有效固化管理流程。但是，我们应该知道，非技术因素的影响无法通过信息技术来掌握，需要我们加强管理思想的认识，促进管理工作的进一步开展。

三、内部控制管理系统需要具备的特点及实施注意事项

（一）特点

1. 实用性与适用性较强

面对工业设计院管理的诸多问题，需要具备较强的实用性与适用性的综合管理系统来解决这些问题，明确管理层和执行层在决策、执行、监督等方面的职责权限，形成科学有效的职责分工和制衡制度。同时能够注意节约成本，适合自身管理需要，从根本上提高设计院的工作效率以及设计质量。为每个职工创立一套账本，在明细账和总帐之间虚拟现金池，专人记帐、专人审核、领导审批，可以在登记的账本中进行产值的分配和调度。有效地节约了外围的手续过程和费用。

2. 具有创新性

在实际工作中，有很多管理系统最终无法适应工作的多变性而推出市场，对于设计院的综合管理系统来言，需要具备较强的适应变化的特性，具有加高的创新性，能够满足需求的多变。同时，具备较高的相容性，能够将设计院现有的管理模块集成融合为一个管理系统，具体来讲，创新性的综合平台能够满足设计院的工作需要，在一定程度上降低了開发成本与维护成本，有效节约了资金。

（二）实施注意事项

1. 领导的重视

在实施信息化综合管理系统时，需要高层领导的充分重视，将其作为关系设计院生存发展的重要建设来抓，明确责任，一抓打底，严禁出现怠工或者拖延的现象。

2. 充分的需求调研

我们知道，实用适用的综合管理系统需要对设计院进行实人力资源、项目进度、质量控制、资金安排的综合评估，其需求分析至关重要。在系统开发与实施过程中，设计院那需要充分参与，进行综合的分析调研，制定完备的需求说明书，有助于减低成本、提高工作效率。这里需要明确需求说明书必须具备完整性、一致性、准确性、唯一性以及可执行性的特点，方便后续实施工作的开展。

3. 合理的实施策略

作为一项关系设计院生存发展的系统工程，在实施过程中，需要成立专门实施小组，由一把手直接管理，分配工作。同时，根据设计院自身情况，确立合适的实施步骤，可以选取试点部门，然后逐步推广，按照先易后难的实施顺序开展，同时，不要一味追求全面性，由浅入深逐步实施加强。

4. 加强培训工作

我们知道信息化综合管理系统是一个涉及设计院全面工作的平台，在实施过程中，需要对相关所有人员进行培训，具体来讲，在项目启动阶段，应该开展管理理念的培训工作，强化人员管理意识，在系统实施前，进行相关模块的培训工作，进行实施转移，指导相关业务人员熟悉相关模块，在系统是时候，需要加强使用者的操作培训，熟悉系统界面及其权限内的功能，方便后续工作。

四、结语

综上所述，我们了解到目前国内工业设计院管理中存在的一些问题，通过对信息化综合管理系统的实施应用，能够将设计院的人力资源、项目管理、资金等综合信息进行有效统计与传递处理，提高各岗位人员的工作效率，从而实现设计院管理的效益、效率、秩序的三大目标。信息化综合管理平台的建设，能够加快企业信息化管理进程，提高管理效率与质量，增强其市场竞争能力，促进设计院经济效益的提高。

参考文献

[1] 文俊浩，宋鹏飞，田清.基于SOA 的勘察设计企业业务架构与信息集成平台的研究与应用[J].土木建筑工程信息技术，2009（1）：24-28.

[2] 文俊浩，姬楷，宋鹏飞.基于SOA的企业服务总线研究及其在勘察设计企业中的应用[J]. 土木建筑工程信息技术，2009（2）：45-50.

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