关于提高档案管理水平的研究

（河北省隆化县卫生和计划生育局 068150）

摘 要：随着我国卫生计生事业的发展，科学、高效的管理我县卫生计生事业档案工作逐步提上了日程。依照国家卫计委的要求，我县卫生和计划生育局积极研究档案管理工作，如何提高档案资源的管理水平成为我局一项尤为重要的工作。本文就如何提高我局档案管理工作进行探讨。

关键词：档案管理；制度建设；管理水平；

一、卫生和计划生育局档案管理现状

长期以来，建立档案和管理档案是我局一项重要工作，但是陈旧的工作理念一直束缚着档案管理的进步。我局在档案建立过程中产生了数量众多的文字文件、数字文件、有声文件，囊括了单位中的科研项目、卫生业务、基础建设、人事科教、等众多内容。同时由于我局所管辖的范畴又具有一定的专业要求，所以在管理档案的时候就需要相关人员同时具有高水平的执行能力和专业性。近期，我局加大了档案建设管理的力度，细化档案管理的每一环节，经过努力我局已经初步做到了：完善档案机制，规范档案管理，提高人员业务水平。

二、提高档案管理水平的方法。

1.加强对档案管理人员的业务培训。

首先在思想上提升对档案管理重要性的认识，对我局档案资料管理人员进行培训的过程中，不仅要针对一线资料管理员，还要针对相关档案监督检查部门，相关领导。使整个单位都能意识到档案管理的重要意义，大家通力合作把事情办好，把工作做扎实。

其次是落实多种高效的培训方式，提升工作人员实际工作技能和业务素质。通过定期邀请专家进行授课，实行学分考核制度，定期安排培训考试、测验等，检验工作人员的培训效果。通过定期召开座谈、讲座等活动，工作人员互相交流学习心得，群策群力，共同解决。同时还制定档案资料管理手册，发放到档案管理人员手中，方便档案管理人员时刻学习如何管理档案资料，总之要将学习档案管理的重要性贯穿到工作中的每一个细节中去。

2.完善档案管理制度，加強制度建设

加强档案管理水平，首先要求领导要加强管理水平，革新思想，正真认识到档案管理的重要性，并把自己的认识带到工作中去，去影响整个单位，要让一线档案员认识到自己岗位的重要性，树立正确的工作态度，和工作信心。把档案管理工作提到整个单位的议事议程上。档案制度建设是加强管理的前提，这要求单位领导要统筹考虑问题，根据本县实际情况包括辖区人口、经济水平、生活习惯等制定相关的档案管理制度，制度的建设要符合相关法律法规，并要做到简单实用、切实可行。建立完善档案的保管、借阅、保密等各种制度，做到分工明确，责任到人。用制度去约束权力，避免徇私舞弊等不良现象发生。

3、紧跟时代步伐，加快档案管理信息化建设

随着时代的进步，卫生管理部门档案管理中许多不可预见性的问题日益增多，仅仅依靠以前的做笔录等传统的方法已经不能满足对档案管理的要求。因此与时俱进，实行档案信息化管理是一个亟待解决的问题。卫生管理部门档案信息化建设，必须以维护档案的完整和安全作为第一守则。实现对电子档案从收集、入库、归类、查询、借阅的一体化管理。

三.加快卫生档案管理创新与改革的步伐

管理与服务意识创新

首先我们要认识到档案服务主要是向相关人员，相关部门发布信息资源，通过良好的档案业务服务为本单位创造更多的社会效益，实现档案资源正真的价值，完成有传统的人工管理的方式转变为信息化服务模式。为此，本单位应该提好档案管理人员服务的主动性，构建科学可行的管理服务体系，时刻体会档案管理这份工作的意义所在，适应信息化时代对档案管理技术创新和管理理念的需求，

其次档案管理部门在提供档案服务时，要树立安全意识。档案的安全管理是一切工作的基础，更是档案管理的重中之重，档案管理的安全工作涉及到防火、防盗、防虫、防潮等，以及档案的服务设备如档案柜，电脑等。特别要注意的是档案管理的网络安全，使用专业防盗软件，确保档案信息不被盗取。

档案管理与服务方法和途径的创新

优化传统服务方式，传统的档案管理模式只能提供原始的档案文件，或者是经过初步加工处理的专题汇编，鲜有对档案文件进行深度的整理，加工。而创新型的档案管理模式能够提供更多、更全面的信息资源。根据卫生系统档案管理工作繁琐、复杂的特点，档案管理部门应该合理利用信息技术，开展各科室电子档案管理系统建设，用户只要输入关键字就可以检索出与之相关的任何信息，同时实行用户授权管理机制，不同用户可以根据自己的权限对档案信息进行查询或修改，计算机连接打印机、复印件、扫描仪等硬件设备，用户可根据需要将信息及时打印出来。

四 结语

当前，我国社会信息化建设迅猛发展，社会生产方式发生了前所未有的重大变革，也对档案管理工作带来前所未有的机遇和挑战，我们应该勇敢接受挑战，抓住机遇，改变固有观念，学习和掌握新方法、新知识，提高工作效率，更好地服务社会。

参考文献：

[1]赵学武.浅谈医院数字化档案建设[J].中外健康文摘，2010， （31）.

[2]刘彦丽.关于档案信息化管理的研究[J].商场现代化杂志，2005， （4）： 167-168.

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