商务会议管理系统的设计与实现

［摘 要］ 随着商务相关学术会议的日益增多，传统的电子邮件投稿及管理方式不但效率低且极易出错，因此提出了构建面向商务学术交流的会议管理系统的方法。本系统采用B/S模式设计，由在线投稿、稿件审理、会费管理、会议日程制定、酒店预订等模块构成，为参会者、组委会、审稿人三者提供了不同的操作功能，实现了从投稿到审稿再到参会这一系列过程的可视化、便捷化和系统化。实验结果表明所提出的系统构建方法是有效的，并可作为构建其它会议管理系统的参考。

［关键词］ 商务会议 管理系统 B/S模式

一、前言

通过会议交流学术、把握科研动态在国内外非常流行。许多研究领域，尤其是像电子商务、物流管理、计算机等发展速度迅猛的领域，国际会议论文比期刊论文更能反映科研动态、更能引领学术潮流。而且通过学术会议，有利于科研工作者组建更广泛、更专业的研究团队。学术会议的组织通常涉及到稿件提交、稿件审理与修改、录用通知、会费缴纳、会议日程制定、酒店预订等工作。传统的处理方式大致如下：1. 欲参会者通过Email投稿至组委会，组委会对稿件进行初步审查并发回收稿确认；2.组委会将稿件通过Email发送给审稿人，并等待审稿人确认是否接受任务；3.审稿人将审稿意见通过Email发给组委会，组委会根据审稿意见向投稿者反馈信息并通知录用者缴纳会费和预订酒店；4.临近会议，组委会将校稿发给已缴费的参会者，待收到参会者的回复后会议的前期工作才算完成。上述处理过程全部通过Email方式通讯，从投稿到审稿再到录用、缴纳会费，加上短期内数百甚至数千的投稿量，组委会极易出现各种各样的差错，而投稿者往往因焦急等待而不断询问审稿状态，进一步加重了组委会的负担。因此，随着商务学术交流的日益频繁，采用网络化在线管理会议稿件以及酒店预订等程式化工作具有非常重要的意义：可显著降低组委会的成本、减小差错率、提高工作效率，为参会者和组委会提供友好的用户界面和可视化的稿件处理过程。

二、系统设计

1. 需求分析

本研究的目标是开发一个面向商务学术交流的会议管理系统，用户（包括投稿者和审稿人）和管理员（组委会）通过该系统完成从投稿到审稿再到参会的一系列过程。投稿者可在线注册并提交稿件，还可在审稿之前修改投稿信息或重新提交稿件。此外，投稿者可实时了解审稿状态，并根据审稿意见在线提交修改稿。待正式录用之后，投稿者可在线缴纳审稿费以及发票抬头、邮寄地址等信息，还可在线预订酒店。审稿人受邀登录系统完成审稿任务，并将在线登记审稿意见。管理员负责发布和管理会议信息、管理用户信息、为审稿人创建账户、管理稿件、管理会费、发布酒店住宿信息等工作。

2. 功能模块结构

根据需求分析，对系统的功能进行了划分。图1描述了功能模块结构。

3. 数据库设计

本系统涉及以下12张数据表，它们分别是：（1）Agenda：内容包括会议议程信息标题、发布人、发布时间、点击量、议程的内容；（2）Collection：内容包括稿件征集信息标题，发布人，发布时间，点击量，稿件征集信息的内容；（3）Contact：内容包括会务组信息的标题，发布人，发布时间，点击量，会务组信息的内容；（4）Download：内容包括资料的名称以及下载地址；（5）Hotel：内容包括酒店的名称，酒店地址，联系电话，住宿费用；（6）Intro：内容包括会议简介标题，发布人，发布时间，点击量，会议简介内容；（7）Linking：内容包括友情链接名称，地址；（8）Meetings：内容包括会议名称，会议地点，开始时间，结束时间，会费情况；（9）Message：内容包括站内信息的发送人，接收人，信息标题，信息内容，是否发送，是否阅读，发送时间；（10）Org：内容包括组委会信息标题，发布人，发布时间，点击量，组委会信息内容；（11）Paper：内容包括论文标题，作者，上传时间，下载地址，是否审阅，是否通过；（12）User：内容包括用户账号，密码，密码问题，密码答案，真实姓名，生日，所在单位，联系地址，邮编，联系电话，传真，移动电话，电子邮件，是否管理员，是否审稿专家，是否被锁定，所选会议，所选酒店，会费缴纳情况。系统E-R模型如图2所示。

三、系统实现

本系统采用PHP作为平台的开发语言，MySQL作为后台数据库，IIS作为Web服务器，采用B/S方案构建服务器体系结构。系统可分为用户和管理员两大模块，模块功能划分详见图1。下面介绍实现系统的若干关键技术。

1. 抽取公共功能和全局变量

公共功能模块主要用于处理数据库操作，包括建立数据库连接，执行数据库的查询、增、删、改操作，还包括数据库的批量处理等。在实现时，建立了公共功能类，使用标准SQL语句处理数据库操作。此外，还将系统中各模块的公共变量抽取出来也构成了一个类。

2. 用户模块设计

本系统的用户分为三类：投稿者、审稿人和管理员（组委会）。管理员较为特殊，因此单独为之构造一个模块。该模块主要实现用户注册与登录、稿件在线提交与重投、稿件信息浏览与修改、会费在线支付、会费信息（发票抬头、邮寄地址等）提交与状态查询（是否已收到款项）、酒店预订、站内信件等功能。对于审稿人而言，该模块还提供了在线审稿功能。稿件在线提交及会费在线支付是其中的重点和难点。在提交稿件时，允许用户填写稿件标题、摘要、关键字和创新点，添加、删除和修改作者信息，设置通讯作者，调整作者顺序，选择稿件所属的研究方向，推荐审稿人。稿件提交之后，若不满意，只要稿件尚未进入审稿程序用户即可修改投稿信息或重新投稿。若审稿人认为稿件需要修改，投稿者可在线提交修改稿。本系统通过在代码中内嵌各大网银的支付API接口实现了在线支付功能：用户提交数据到网银API接口之后，接口将把这些数据自动POST到对应的网银服务器，网银服务器负责验证密匙并完成交易，最后网银服务器把支付结果以POST方式发送给用户。此外，为了方便用户和管理员之间沟通交流，系统中设置了站内信件功能。

3. 管理员模块设计

管理员模块主要实现了会议信息发布与管理、用户信息管理、稿件管理、会费管理、酒店住宿信息管理等功能。会议信息包括会议海报、组委会成员信息、新闻、日程安排等内容，还包括主页广告和友情链接信息，这些内容直接显示于会议主页，管理员可对其进行增删改。用户的注册信息可由管理员修改或删除。对于审稿人，本系统设定所有审稿人账户由管理员创建，即每个审稿人都是经过管理员核定的。稿件由管理员根据研究方向指派给审稿人，在审稿结束之后，管理员根据审稿意见以及修改稿的质量决定是否录用稿件。若稿件被录用，则管理员发布酒店住宿信息并开启会费缴纳进程。仅当会费缴纳和酒店预订获得管理员确认之后，投稿者才可参会。管理员根据缴费信息自动开具发票并邮寄给参会者。

4. 系统实现过程中的两个关键问题

（1）并发访问问题

大量的访问，会导致记录锁死，当系统在面对成千上万用户并发访问的时候，主要的解决方法有：使用高性能的服务器、高性能的数据库。但上述解决方法往往需要更大的投入，而且这样的解决方法会遇到瓶颈问题且可扩展性差。

在本系统开发过程中，主要使用了HTML静态化以及附件与服务器分离2种方案来解决并发访问问题。

1)HTML静态化：在系统中，有些更新内容小的，使用率高的数据查询，可用静态化的HTML来实现。对于某些大量被前台程序调用但是更新小的信息，可以在后台更新时使其静态化，从而减少数据库的访问请求。

2)附件服务器分离

对于IIS的Web服务器来说，附件是非常消耗资源的。所以将附件和页面进行分离，甚至采用独立的附件服务器，在页面访问时可减少服务器的压力、防止因附件问题导致系统崩溃。

（2）安全性问题

本系统在处理网站安全性问题方面采用了以下2个方法：

1)采用随机登录验证码机制防止黑客利用软件自动登录测试。

2)采用基于身份证信息验证和邮件验证的信息审核制度：用户若要具有高级、进阶功能必须实现邮件身份验证、甚至身份证验证。避免捣乱用户占用资源，破坏平台秩序。

3)使用32位MD5加密保护用户密码：MD5是一种散列函数被广泛用于计算机安全领域，主要是对消息完整性的保护。用户密码是不可见的，即便对于管理员也看不到。管理员可以为用户设定新密码，但无法得知老密码，主要是因为老密码是用MD5加密过的，从而可以保证用户密码的安全性。

四、小结

本文提出了面向商务学术交流的管理系统的构建方法，为参会者、组委会、审稿人三者提供了不同的操作功能，实现了从投稿到审稿再到参会这一系列过程的可视化、便捷化和系统化。此外，在实现系统过程中，提出了应对并发访问和提升系统安全性的方法。借助本系统，将显著降低组委会的成本、减小差错率、提高工作效率，为参会者和组委会提供友好的用户界面和可视化的稿件处理过程。

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注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文

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