浅谈会计电算化下事业单位内部会计控制

【摘 要】本文着重从事业单位在会计电算化信息系统下，内部会计控制的变化以及建立电算化信息系统下的内部控制的必要性进行了分析，并结合工作实际提出了加强内部控制的几点对策。

【关键词】会计电算化；内部会计控制

计算机在会计领域广泛的应用改变了传统会计核算手段，代替完成了原来传统手工完成的会计工作，与手工作业相比具有运算速度快、存储容量大、检索查询快捷、数据计算准确等特点，可以减少重复性、机械性地劳动，提高工作效率。近年来，我国对内部控制十分重视，发布了一系列规范和指导意见，促进了单位内部控制的建立和完善。但是，会计电算化的发展又给内部控制带来了新的问题和挑战，实现会计电算化也为各单位的内部控制带来了许多新问题，对原有内部控制制度造成极大冲击，使其在新的环境下显得落后于形势。

一、会计电算化下会计控制的变化

手工会计操作下的人员均是会计人员，由他们按不同的分工，各司其职，组织会计工作的运转。而电算化会计中的人员，除会计专业人员外，还有系统管理员和操作员等，按新的分工形式完成会计工作的运作。原手工操作下的一些内部控制办法在电算化后没有存在的必要性了，如编制科目汇总表、凭证汇总表等试算平衡的检查；凭证的借贷平衡审查；余额、发生额的平衡检查，都由计算机来完成。电算化下会计的内部控制包括两方面：

1.程序控制

这是指依靠计算机程序（软件）对会计核算进行内部控制，以实现系统地自我保护。这种自我保护的内部控制往往比通过各种管理制度实现的控制更为有效，主要包括：输入控制，保证输入到计算机中的会计数据都经过了严格的审核，并且所有的会计信息都是正确的。它还包括原始凭证错误的拒绝输入、更正和再输入；输出控制，输出控制最重要的目标是保证各种输出结果的正确性、真实性、完整性，保证输出的接触人员仅限于经过授权的人员。

2.制度控制

制度控制一般是以管理制度的形式实施的，即由主管部门制定一系列的规章制度，监督会计部门实行，以保证会计软件的正常、安全运行，免遭外界干扰破坏。主要包括：组织和人事管理制度、操作管理制度、文档管理制度、机房管理制度、系统开发和维护制度等。但这些制度都不是一成不变的，应根据实际情况及时加以修改、完善。

二、建设会计电算化内部控制的必要性

手工会计系统中，会计数据所用可见的文字、符号直接记录在纸上。这种方式有较好的直观性，各不相同的笔迹也可作为控制的手段。采用计算机处理后，会计数据以肉眼无法识别的形式存储在磁盘上，从而失去了直观性。另外，在手工会计方式下，会计核算的质量取决于会计人员的业务水平、工作态度及对会计有关法规的领悟和执行效果。财务会计部门经过长期的实践，已积累了大量的经验，建立起一整套管理制度。实现会计电算化后，许多传统的管理控制方式消失了，取而代之的是新的方式。这就迫使电算化会计信息系统必须建立严格的内部控制制度

1.操作和存储形式的变化加大了会计信息系统的风险

在手工会计信息系统中，会计人员之间很自然地形成了相互制约、相互监督关系，防止或减少舞弊发生；会计核算的信息记录在纸上，直观性较强，不同的笔迹也可作为内部控制的手段；记录在凭证、账簿、报表等纸质上会计记录间的构稽也比较明确；而在电算化信息系统中，易于辩认的审计线索：如笔迹、印章等已无处可寻；会计信息被储存在软盘、磁盘等上，容易被改动且不易被发现，同时还存在丢失和损坏的风险。

2.内部稽核作用的削弱

在手工会计信息系统中，每笔业务操作都必须严格遵循监督制约机制，如业务经办与授权批准控制、收付款项与会计记录分离控制等，形成严密的内部牵制制度。会计电算化后，许多业务处理程序由计算机完成，一些内部牵制制度措施也无法执行，导致内部控制效率降低，内部稽核作用也被削弱。

3.会计工作质量依赖于计算机系统的可靠性和会计人员的操作水平

在手工会计信息系统下，会计工作质量取决于会计人员的专业水平和职业道德水平。传统会计信息系统建立在大量实践的基础上，积累了丰富的实践经验，并形成了一整套完整的管理制度。在会计电算化信息系统下，操作环境的改变使传统内部控制方法难以发挥作用，会计工作质量与计算机系统的可靠和会计人员的操作水平关系密切。一旦系统由于自身或操作员的失误而崩溃，就可能使会计人员工作陷入瘫痪。

三、在会计电算化信息系统下加强会计内部控制的问题几点对策

（一）培养复合型的会计人才，适应会计电算化工作的要求

会计电算化要求财会人员不仅应掌握扎实的会计知识和技能，还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有掌握了比较丰富的管理知识，才能根据本单位的自身特点，利用电算化会计的特点，为单位预测、决策和控制等管理工作服务。因此，在各单位实行会计电算化的过程中，更应注意培养“会计-计算机-管理”型的复合型人才，以促进会计电算化的顺利发展。

（二）改善和提高会计软件功能，向财务管理方面过渡

现行的单位会计软件虽然已开始从核算型向管理型过渡，但总体上讲，模块不能适应管理需要，要真正充分发挥会计电算化的优势，为单位管理服务，必须将其纳入管理信息系统，提高会计软件功能，增加具有管理型功能的模块。

1.全面预算管理

预算是计划与控制的工具和前提。计算机可以根据近期数据分析，作出销售预算，进而作出生产、成本等方面的预算，最后编成预算报表提供给管理部门参考。

2.财务指标分析及评价

它是对会计核算层所得数据的分析与总结。建立计算机财务系统指标分析系统，可根据计划与实际或连续若干时期某项指标执行情况的对比分析，揭示其变动趋势：另外也要动用各种分析办法，进行指标完成情况分析，从而为决策层提供决策和评价依据。

（三）建立一致的会计电算化协议

应由相关的上级组织部门协调各单位情况，提供一个适应大多数单位情况的会计电算化协议，各单位遵照执行，使各单位有共同的工作方式。同时，企业管理电算化软件的良好运行，不仅需要具有丰富实践经验的财会人员有效应用系统，还需要生产技术人员、企业管理人员以及企业高层领导参与和配合，特别注意企业管理电算化各子系统之间的有机衔接，以保证数据的共享。

（四）加强会计信息系统的安全性、保密性

1.国家应制定并实施计算机安全法律

为了对付日益猖獗的计算机犯罪，国家应制定并实施计算机安全法律，在全社会加强对计算机安全的宏观控制，政府主管部门还应进一步完善会计制度，对危害计算机安全的行为进行制裁，为计算机信息系统提供一个良好的社会环境。

2.建立健全内部控制

在操作系统中建立数据保护机构涉及计算机机密文件时应登录户名、日期、运用方式和运用结果，修改文件和数据必须登录备查。系统应自动识别有效的终端入口，当有非法用户企图登录或错误口令超限额运用时，系统应锁定终端，冻结此用户标识，记录有关情况，并立即报警。

3.增强网络安全防范能力

网络会计实现了会计信息资源的共享，但同时也将自身暴露于风险之中，这些风险主要来自泄密和网上黑客的攻击等。为了提高网络会计信息系统的安全防范能力，应采用一些办法，例如采用防火墙技术、网络防毒、信息加密存储通讯、身份认证、授权等。

4.加强数据的保密与保护

在进入系统时加一些诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段，另外还可以考虑硬件加密、软件狗或把系统作在芯片上加密等机器保密办法和专门的管理制度，如专机专用、专室专用等。

参考文献：

[1]孟庆英.计算机信息系统在财务管理中的应用[J].经济技术协作信息，2008，25.

[2]胡少明.完善会计监督的对策[J].财会通信（综合），2004，10.

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