医院电子档案规范化管理的策略探讨

摘要：随着信息技术水平的提高，医院的各项事务都利用计算机技术形成了电子档案，其中包括人事记录、远程医疗、电子病历等。电子档案不仅极大限度简化了文件材料的收集、整合、归纳、提取过程，也节省了整理纸质档案占用的时间和储存占用的空间，最大限度地节省了人力。本文就医院电子档案规范化管理的策略进行了探讨。

关键词：医院 电子档案 规范化 档案管理

中图分类号：R 197.3；G271 文献标识码：A

要想反映医院历年的工作管理、运行和发展状况，就必须以相关的记录信息为载体，传统的纸质档案与现代化的电子档案各有利弊，在使用时要取其精华去其糟粕，对于比较重要的信息应该同时建立纸质档案和电子档案，以保障信息的安全性。对于运用广泛的电子档案，医院必须及时建立健全完整的电子档案管理制度，完善管理体系，从而确保电子檔案的标准化、规范化和程序化。

1 建立健全医院档案管理系统

1.1严格管理制度

电子档案便于存储、检索、提取且外观简洁，解决了传统纸质档案寻找查阅耗时耗力的过程，这一优点着重体现在了电子病历档案上，电子病历的形成减少了医务人员阅读时字迹不清、错别字导致对疾病病程、发展、治疗的误解，面临医疗事件时也能提供充足的依据和证明。所以电子档案无论是在办公、医疗、行政等方面都起着重要的作用，能极大提高工作效率，保证信息获取的高质高效和完整性。

电子档案的产生、收集、整合、管理同时涉及多个部门，如果不能很好地协调各部门之间的相互联系，必然产生大量的矛盾和错误，所以电子档案的管理制度建设是正常使用的必要环节之一，只有确保每一个有关电子档案的事务按部就班，才能保证电子档案的使用。首先，医院可以建立一套完整的电子档案管理制度，其中包括收集、录入、检查、审核、调取、使用过程和档案管理人员的变动、办理等，都必须按照严格的规章制度。其次，各个部门要指派专人任职档案管理员，确保档案管理员有专业的知识。对各部门（科室）内部的普通档案借阅申请要由负责人审批，对于机密电子文档的借阅、使用及销毁都必须由医院指定负责人审批。此外，院方也应及时指导和监督各部门规范化档案管理的实施情况。

1.2完善管理平台

医院的电子档案中包括人事档案、财务档案、电子病历档案等多个类别，这些档案所含信息量大且内容繁琐，所以每个部门（科室）和总部都应设有电子档案管理工作室，并且部门（科室）与总部之间相互协调配合，层层隶属，总部对下级隶属的部门（科室）进行有效指导管理，实现统一领导，明确分工，严格执行档案的集中管理，严格调配使用。首先，工作室对于需要形成电子档案的文件、音频、视频、图片等都必须按照严格的电子档案管理要求进行编排和录入，要形成正式的电子档案而不是简单的电子文件、副本。要实现分层次管理，层层负责和把关，反复检查和审核，将责任和工作落实到个人，保证电子文件形成各个阶段的真实有效性。其次，由工作室所形成的电子档案要按照类别、重要性的不同交由不同层次的人员进行复查，重要的电子档案应交由上级审核，将电子档案形成的审批作为第二道关口。最后，工作室应定期更新电子文档，对需要销毁的文档在经过上级审批后即刻销毁正本和其余存储仪器副本，要保证销毁文件销毁彻底，避免销毁文件泄露和滥用，对医院造成不良影响。

2 规范化电子档案录入体系

2.1明确电子档案归档要求

医院现存的档案有电子档案和纸质档案，所以电子档案的归档可以参照相关纸质档案的归档要求。只要是对医院运行有价值和帮助，并且通过信息技术录入存储而形成电子档案的内容，都应明确所属类型按时归档。例如，医院和部门（科室）之间形成档案归档连接框架，首先医院总部将每个具体部门的相应电子档案归档，各部门科室再根据自己具体特征进行分类型归档。各部门或科室都可按照以下要求归档：一是图像文件：这部分文件是通过相机、扫描仪器等获取的图片，其中可以包括部门风气建设、科室病患诊治、重要签字文件扫描副本等诸多类型的图片。二是表格文件：此类文件主要体现在行政部和财务部等需要形成大量表格文件的部门。三是影像、音频文件：通过视频、音频设备拍摄录取的具有重要意义的影像、音频记录，主要针对的是院内重大事件和部门内部会议的决策商讨及一些科室的远程治疗、指导等影像、音频记录。四是文档文件：用于记录相关事件的电子文字记录，普遍用于医疗科室的电子病历。此外，医院在建设电子档案的同时，也应注重对纸质档案的合理使用，相互联系和补充。首先，在整理电子文档文件时要给每一份档案进行编号和制作目录，并且提取关键词和中心思想，这样能让使用时更加方便和快捷。其次，要建立严格的存储系统，对重要的已经归档的电子档案要拷贝存储，并且进行定期检测和维护，保证文档的完整性和安全性。

2.2电子档案录入合理规范

电子档案的录入必须要符合相关录入规定和法律规定，并且在建立为正式档案之后不可随意修改或删除，即使在必要的条件下必须要修改，也应通过相关负责人和档案管理员的同意和监督。以电子病历来说，作为医院的一大主体，在医院的电子档案中占有很大的比重，病历不仅是医务人员对患者疾病发生、发展、转归、治疗等医疗活动过程的记录，同时也是可以帮助医务人员通过归纳、整合、综合大量病历数据和经验从而探索出疾病规律的重要素材，对医疗、预防、教学都有着重要作用。除此之外，病历也是处理医疗事故、医疗纠纷的重要法律依据。所以，病历记录的重要性不言而喻。医务人员在录入电子病历时必须依照标准化的医学术语，符合相关规定，对于疾病名称、基本格式、医疗用语等都必须制定统一的规则，让电子病历达到标准化、规范化。

3 构造良好的电子档案储存环境

3.1确保外界环境安全

电子文档的信息量大，如果只是依靠计算机自带的内部存储空间是完全不够的，内部储存量过大不仅影响计算机的正常运行，在计算机故障或非正常关机、卡机等都有可能导致重要文件丢失，所以档案管理人员定期对电子文档进行备份是很重要的，确保档案能够得到良好的存储。电子文档的备份存储要依赖硬盘、光盘、U盘等外部存储器，这些外部存储器对环境的要求很大，所以电子档案管理员在放置储存这些光盘、U盘、硬盘等时，要避免高温、强光、紫外线、磁石磁场、潮湿的环境，避免外部存储器受到环境的影响损毁或导致数据丢失。

3.2确认网络环境安全

现代化的信息技术必须依赖网络为媒介，但是网络的特殊性导致大量的安全隐患，所以有关于电子档案的安全问题必须引起重视。电子档案的安全管理必须要结合网络安全要求和医院内部的保密要求，制定出安全可靠的网络安保系统，避免外部人员对医院电子档案的恶意删改、非法访问、泄露和打印，进而造成医院的直接损失或对医院造成负面影响。针对医院的网络安全提出以下幾点建议：第一，建立健全计算机安全防火墙，对重要的电子档案进行加密处理，设置入口命令、注册登录等防止非法用户的访问，利用加密手段设置（例如五次输错密码就主动格式化文件）一些强制性的技术手段。第二，机密文件刻录到防复制的光盘上并且加上只读器，这样就算光盘丢失也不会让别人对文档、数据进行恶意篡改。第三，对电子档案的形成过程要严格把关，遵循操作流程，并且实时备份，对那些重要并且长期不使用的档案，要定期检测和加密，并且经常修改档案密码，避免“黑客”攻破防火墙和加密系统。

4 培养档案管理人员的专业素养

医院医务人员占医院人员的比例较高，缺乏档案管理专业人才，但是电子档案依赖于计算机和大量的信息技术基础，并且随着信息技术日新月异的发展和提高，各种设备的更新换代也在持续进行，这要求档案管理人员不仅要拥有基本的管理知识，也要有强硬的信息技术技能，既要掌握专业知识技能，也要掌握现代化信息技术手段，确保能够熟练运用计算机及现代化器械办公，并且能够使用电子设备制作完整安全的电子档案和管理电子档案系统，参与电子档案的制作规划、检索设计等。所以医院应定期组织档案管理人员进行技术培训，定期更新管理人员知识体系和操作技能，并且在培训后对管理人员的专业素养和操作技能进行考核，为医院培养专业的档案管理人才。在考核中重点突出电子档案的生成、安全确保问题、归档问题等，着重培养他们的保密意识、安全意识和强化知识技能。

此外，档案管理是一项长期的工作，所以医院不能只重视医疗设备的投入而忽视管理设备，要加大资金的投入，即时更新档案软件的配置，并且安装高性能的安全软件，升级如扫描仪、防磁柜，购进大容量的硬盘设备，实现电子档案的数字化、自动化、现代化。

在信息技术高速发展的时代，医院电子档案的管理必须从根本上实现改革，不断创新管理理念、方法、手段，更好地保障电子档案管理的规范化和信息化。档案管理人员要加强自身专业素质的提高，重视对知识结构框架的更新，不断提高电子档案的管理水平，以满足电子档案不断提高的技术要求，从而为医院的发展做出贡献。

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